Digitaalisten aineistojen synty ja pitkäaikaissäilyttäminen

Digiwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Digitaalisten aineistojen syntyyn liittyy seuraavia pitkäaikaissäilytyksen periaatteita:

  • Digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset on otettava huomioon säilytettävän aineiston syntyhetkestä alkaen. Tällöin varmistetaan, että
    • säilytettävää aineistoa ei jää pitkäaikaissäilytyksen prosessien ulkopuolelle;
    • aineisto on alun perin sellaista, ettei sen säilyttämiseen liity tunnettuja ongelmia;
    • aineisto saadaan pitkäaikaissäilytykseen mahdollisimman korkealaatuisena ja hyvin kuvailtuna
    • pitkäaikaissäilytys voidaan järjestää suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti.
  • Digitaalisen aineiston tuottaminen on suunniteltava niin, että syntyvä aineisto on laadultaan säilyttämiskelpoista.
    • digitointi pyritään tekemään mahdollisimman laadukkaasti. Lähtökohtana on, että aineisto digitoidaan vain kerran.
    • digitaalisesta aineistosta on säilytettävä mahdollisimman hyvälaatuinen kappale.
    • aineiston poistamisen yhteydessä on tarkastettava, vaarantaako poistotoimenpide pitkäaikaissäilyttämisen tavoitteet.
    • aineistoa ja sen elinkaarta koskevat metatiedot säilytetään yhtä huolellisesti kuin itse aineisto. Pitkäaikaissäilytyksen tarpeet on otettava huomioon määriteltäessä sitä, mitä metatietoja aineistosta kerätään talteen tai mitä metatietoja aineistoon liitetään siinä yhteydessä, kun se siirretään pitkäaikaissäilytykseen.
  • Digitaalisen aineiston tuottamiseen tulee aina sisältyä aineistoa koskevan metatiedon kerääminen tai tallentuminen pitkäaikaissäilytyksen tarpeita silmällä pitäen.
    • aineistolle tulee antaa uniikki tunniste.
    • aineiston sisällön ja alkuperäisen kontekstin on käytävä ilmi metatiedoista.
    • aineistosta on kerättävä teknistä metatietoa, joka helpottaa sen säilyttämistä.
    • metatiedoista on käytävä ilmi aineiston omistajuus ja sitä koskevat käyttörajoitukset ym. hallinnolliset tiedot.
    • metatietoihin on kirjattava kaikki aineistoon kohdistuvat säilytys- ja muut toimenpiteet. Metatiedon avulla tulee voida varmistua siitä, ettei aineistossa ole tapahtunut kirjaamattomia, tahallisia tai tahattomia muutoksia.

Ks. Sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä ja käyttöä koskevan työryhmän muistio.