Digitoinnin suunnittelu

Digiwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Tämä artikkeli on yhteinen kaikille digitointiin liittyville osa-alueille.
Tekniikkaan ja vain yhteen osa-alueeseen liittyvät asiat ovat omien osioidensa teksteissä.
EsineKuvaLiikkuva kuvaTekstiÄäni

Kaikki Digitointi-intro-tekstit:

Digitoinnin peruslähtökohta

Moni projektiluonteinen digitointiponnistus on hukannut siihen sijoitetut resurssit, kun luetteloimatonta aineistoa on digitoitu ja päädytty tuhansiin tiedostoihin, jotka ovat vailla tiedollista yhteyttä alkuperäiseen kokoelmaan. Koska muistiorganisaatioiden tehtävä on huolehtia kulttuuriaineistojen säilyttämisestä tuleville sukupolville, ovat digitoidun aineiston käytettävyyden varmistaminen ja datan luotettava pitkäaikaissäilytys keskeisiä vaatimuksia. Tässä tarvitaan hyvien teknisten ja säilytystä koskevien ratkaisujen lisäksi kuvailutietoa, metadataa.

Miksi siis ylipäätään vaivautua digitoimaan aineistoa? Pelkästään käytettävyyteen ja säilyvyyteen liittyvät syyt ovat usein riittäviä aloittamaan laajamittaisia digitointihankkeita: digitaalista aineistoa on helppo kopioida, siirtää ja muokata.Viittausvirhe: Kelpaamaton <ref>-elementti: virheelliset nimet, esim. liian monta

Digitoinnin hyötyjä voidaan tarkastella henkilö-, organisaatio- ja kansallisella tasolla.

Henkilötaso

Henkilötasolla eräs tärkeimpiä syitä on kiinnostavan sisällön saaminen kaikkien ulottuville digitaalisessa muodossa, jolloin se on käytettävissä ajasta tai paikasta riippumatta.[1]

Digitoinnista hyötyy koko väestö. Digitoinnin eteneminen ja digitointiprojektien laajeneminen tarjoavat mahdollisuuden tavoittaa myös niitä kansalaisia, jotka eivät ehkä aiemmin ole käyttäneet museo-, kirjasto- tai muita muistiorganisaatioiden palveluja. Näin voidaan edesauttaa ja kannustaa kansalaisia aktiivisiksi jäseniksi nykyisessä verkostoituneessa maailmassa.[2]

Digitointi palvelee kulttuurihistoriasta kiinnostuneiden yksityishenkilöiden lisäksi etenkin tutkijoita: digitointi helpottaa aineiston tutkimuskäyttöä ja vanhojen metatietojen täydentämistä. Vanha ainutlaatuisen arvokas kirjallinen aineisto on ollut huonosti saatavilla esimerkiksi luetteloinnin puutteellisuuksien takia. Lisäksi alkuperäisaineisto saattaa olla myös haurasta tai hajoamaisillaan, jolloin sen fyysinen käsittely on hankalaa tai jopa mahdotonta. Sen sijaan digitoitu materiaali on useimmiten heti käytettävissä. Enää ei tarvita aikaa vievää aineiston paikallistamista ja fyysisen kappaleen hankkimista ja käsittelyä.[1] Yhdessä uusien oppimisympäristöjen kanssa digitointi tuo myös opetukselle ja oppimateriaalin tekijöille aivan uusia mahdollisuuksia.[1]

Seuraavia kolmea päätavoitetta pyritään hyödyntämään tiedonsaannin lisäämisessä ja helpottamisessa. Ensinnäkin sähköinen saatavuus on ehdoton edellytys sille, että kansalaiset, tutkijat ja yritykset voivat saada tiedosta mahdollisimman suuren hyödyn. Toinen tavoite on analogisten kokoelmien materiaalien digitointi niiden saamiseksi laajempaan käyttöön. Kolmanneksi tavoitteena on digitaalisen materiaalin pitkäaikaissäilytys ja varastointi, jotta tulevat sukupolvet voivat saada digitaalisen aineiston käyttöönsä ja arvokas sisältö säilyisi tulevaisuuteen eikä katoaisi.[1]

Organisaatiotaso

Organisaatioissa digitointi parantaa sähköiseen muotoon siirrettyjen aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitoidut aineistot voidaan käsitellä ja arkistoida syntysähköisten aineistojen rinnalla[3]. Näin organisaation tiedonhallinta ja henkilöstön tehtävien hoitaminen helpottuu ja nopeutuu. Työnteon ja tiedottamisen kannalta tärkeät aineistot voidaan laittaa saataville intra- ja internetiin tai yhteistyökumppaneille tarkoitettuun ekstranettiin.

Kansallinen taso

Kansallisella tasolla digitoinnilla edistetään asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöä ja säilyttämistä.[4]

Digitoinnilla pyritään osaltaan keräämään ja luomaan kulttuuriperintöä. Digitointi tukee myös kulttuurin monimuotoisuutta, koulutusta ja sisällöntuotantoa. Kirjastot ja muut muistiorganisaatiot, esimerkiksi arkistot, museot ja galleriat, tekevät entistä enemmän yhteistyötä luodakseen digitaalisia aineistoja ja tarjotakseen ne yleisön ulottuville. Digitointi on kaikkien muistiorganisaatioiden yhteinen intressi.[2] Digitaalisen aineiston omistaminen ja kyky luoda uutta aineistoa voidaan katsoa olevan ehdoton edellytys pärjätä esimerkiksi kilpailussa ”sieluista” viihdeteollisuuden kanssa.

Digitoitava materiaali on monimuotoista, sitä on paljon ja palveluilla tulee olemaan suuri käyttäjämäärä. Palvelujen tulee myös olla pitkään käytettävissä, jotta niihin kannattaa investoida. Tästä johtuen on tarpeen suunnitella ja toteuttaa julkisia ja organisaatioiden verkostoituja informaatiopalveluja kansallisella tasolla. Näin digitaaliset kokoelmat ja niihin yhdistetyt palvelut kartuttavat merkittävästi yhteiskunnan ”digitaalista pääomaa”.[2]

Miksi digitoida äänitteitä?

Kun ääntä digitoidaan, voidaan puhua ”konversiosta” eli aineiston muuntamisesta sopivaksi uuteen laitteisto- ja ohjelmistoympäristöön. Lähtökohtaisesti voidaan sanoa, että analoginen ääni digitoidaan kolmesta eri syystä. Ensinnäkin digitoidun aineiston käyttö on helpompaa. Digitaalisesta äänitteestä voidaan tehdä nopeasti käyttökopioita eri tarkoituksiin. Toiseksi aineiston digitointi säästää alkuperäistä analogisessa muodossa olevaa aineistoa ylimääräiseltä rasitukselta. Kolmas syy digitointiin tietenkin on äänitteiden sisällön pelastaminen. Mikäli digitointia ei tehdä ajoissa, saatetaan menettää oleellinen osa ääni-informaatiosta tai jopa koko sisältö – ja samalla sellainen siivu kulttuuriperintöä, jota ei ehkä enää löydy kopioina mistään muualta.

Aineiston käytön helpottaminen

  • digitaalisessa muodossa olevasta äänitteestä voidaan tehdä nopeasti ja helposti käyttökopioita
  • verkon välityksellä voidaan tutkia helposti laajoja aineistoja
  • tallenteen sisällä liikkuminen on helpompaa, kun se on digitaalisessa muodossa
  • toistolaitteita ei osata enää käyttää (esim. avokelanauhuri ja 78-kierroksen levysoitin)
  • toistolaitteita ei ole enää saatavilla tai ne ovat huonossa kunnossa

Alkuperäisen aineiston säästäminen ylimääräiseltä rasitukselta Aineiston digitointi säästää alkuperäistä analogisessa muodossa olevaa aineistoa ylimääräiseltä rasitukselta.

Esimerkiksi monet analogiset ääniteformaatit ovat alttiita rasitukselle niitä toistettaessa:

  • lieriöt ja pikalevyt kuluvat voimakkaasti jokaisella soittokerralla
  • 78-kierroksen levyt kuluvat, erityisesti jos ei osata valita oikeaa neulaa ja neulan painoa
  • asetaattinauhat ovat usein haurastuneet ja ne saattavat katkeilla
  • polyesternauhoista saattaa irrota pintakerros, mikäli ne ovat kärsineet hydrolyysistä
  • alku-/loppunauhat irtoavat, mistä aiheutuu ylimääräistä työtä

Tämän lisäksi monet analogiset toistolaitteet kuluvat käytössä, esimerkiksi nauhureiden äänipäät kuluvat nauhan hankauksen johdosta.

Sisällön pelastaminen tuhoutumisvaarassa olevilta medioilta

  • tärkein syy analogisten äänitteiden digitointiin, sillä mikäli ei toimita pikaisesti, kohta ei ole enää mitään sisältöä, joka voitaisiin digitoida
  • magneettinen informaatio rapautuu parhaimmissakin säilytysolosuhteissa väistämättä muutamassa kymmenessä vuodessa, lisäksi nauhat, lieriöt, pikalevyt jne. kärsivät kemiallisista prosesseista
  • erityisessä vaarassa ovat tietyt nauhatyypit ja ohuemmat nauhat, kuten C-kasetit
  • digitointiin saadaan lisäaikaa, mikäli vielä digitoimatta oleva analoginen aineisto säilytetään mahdollisimman hyvissä olosuhteissa
  • tietyt formaatit on pelastettava niin kauan kuin toistolaitteita ja niiden varaosia on vielä saatavilla

TAPE-kysely

Suomen Jazz & Pop Arkisto toteutti osana TAPE-projektia vuonna 2005 laajan kyselyn audiovisuaalisista aineistoista suomalaisissa muistiorganisaatioissa. TAPE-kyselyn vastaukset antavat varsinkin äänitteiden osalta hyvin kattavan kuvan suomalaisten äänitekokoelmien laajuudesta ja näihin kokoelmiin liittyvistä ongelmista. Kyselyyn vastanneissa julkisissa laitoksissa oli äänitteitä yli 250 000. Noin 60 % tästä materiaalista oli ainutkertaisia nauhoitteita, joita ei ole muissa arkistoissa.

Erityisesti avokelanauha- ja C-kasettikokoelmien tila on huolestuttava, sillä noin puolet vastanneista katsoi, että nämä kokoelmat rappeutuvat, ja lisäksi nämä formaatit muodostavat suurimman osan julkisista äänitekokoelmista (yhteensä ainakin 175 000 tuntia). Näiden magneettinauhojen pelastaminen digitoimalla vaatisikin lähiaikoina merkittäviä taloudellisia ponnistuksia.

Digitoinnin suunnittelu museoiden näkökulmasta

Projekti vai prosessi?

Museotyössä harkitsevaisuus ja varovaisuus ovat tärkeitä arvoja, koska museon työprosessit on suunniteltava niin, etteivät ne kuluta tai vahingoita museoaineistoa. Sen vuoksi museoissa on tapana laatia kirjallisia suunnitelmia, jotka punnitaan monesta ammatillisesta näkökulmasta. Kokoelmatietojen ja aineistojen digitointi vaatii niin suuret tiedolliset, taidolliset ja taloudelliset resurssit, että muidenkin kokoelmanmuodostajien kannattaa soveltaa museoiden oppia ja uhrata riittävästi aikaa suunnitteluun.

Museossa kuva-arkiston digitointi on prosessi, johon kuuluu sekä kokoelmia koskevan luettelotiedon että itse kuva-aiheiden tallentamista digitaalisessa muodossa ja valmistetun datan pitkäaikaissäilytystä. Museot ovat maksaneet oppirahansa. Moni projektiluonteinen digitointiponnistus on hukannut siihen sijoitetut resurssit, kun luetteloimattomia kuvia on digitoitu ja päädytty tuhansiin kuvatiedostoihin, jotka ovat vailla tiedollista yhteyttä alkuperäiseen kokoelmaan. Koska museoiden tehtävä on huolehtia kulttuuriaineistojen säilyttämisestä tuleville sukupolville, ovat digitoidun aineiston käytettävyyden varmistaminen ja datan pitkäaikaissäilytys museoiden digitointitöiden keskeisiä vaatimuksia.

Vaikka digitointi on ainakin suurissa museoissa nykyisin yksi arjen työprosesseista, artikkelissa on pyritty huomioimaan projektisuunnittelun tarpeita, jotta siitä olisi apua myös muille digitointiprojektia perustaville kokoelmanmuodostajille. Museossa projektiajattelua voi hyödyntää, kun suunnitellaan jonkun erityisen kokoelman digitointia. Projekteittain tapahtuvaa, lyhyentähtäimen suunnittelua pitää yllä myös digitoinnin rahoitus, joka on Suomessa edelleen projekti- ja hankeperusteista.

Toiminnan strategioista työnkulun kuvailuun

Museoiden omaa toimintaa koskevien, määräajaksi tehtävien ohjesääntöjen hierarkiassa pitäisi ylimmällä ja yleisimmällä strategioiden tasolla linjata digitointityön sijaa museon kokoelmatyön kokonaisuudessa ja digitoinnin tavoitteita ja arvoja. Esimerkiksi kirjapainojen laatuvaatimusten myötä kuvatiedostojen koot ovat jatkuvasti kasvaneet ja siten lisänneet paineita datan pitkäaikaissäilytyksen puolella. Strategioissa pitäisikin esitellä esimerkiksi museon suorittaman digitointityön aikaperspektiivi: pyritäänkö digitoimaan mahdollisimman pitkäaikaiseen käyttöön soveltuvia ja paljon muistikapasiteettia vaativia kuvatiedostoja vai pienempiä ja mahdollisesti lyhyemmän käyttöiän omaavia tiedostoja.

Strategioita toteutetaan museoissa erilaisten lyhytaikaisempien politiikkojen avulla. Kokoelmapolitiikka on kokoelman hoidon yleissuunnitelma, johon on kirjattu mm. museon arvoluokituksen periaatteet. Luvussa kaksi opastetaan sen kirjoittamisessa. Luvussa kolme suositellaan kirjoitettavaksi kokoelmapolitiikan rinnalle tai sen osaksi digitointipolitiikka-asiakirja, jossa esitetään digitointityön periaatteet, digitointijärjestyksen määräytymisperusteet, erilaisiin käyttötarkoituksiin sopivat kuvatekniset laatukriteerit ja formaatit, noudatetut standardit, datan pitkäaikaissäilytyksen periaatteet ja mihin suuntaan resursseja on kehitettävä. Tällaisia digitoinnin resursseja ovat myös oikeudet. Esimerkiksi, jos digitoitua aineistoa suunnitellaan julkaistavaksi julkisessa tietoverkossa, kannattaa jo politiikan tasolla kirjata, että tekijäoikeuksista sopimista aiotaan tehostaa. Digitointipolitiikkaan voidaan myös kirjata millä tavoin henkilöstön digitointia ja sen suunnittelua koskevaa tietotaitoa aiotaan ylläpitää ja kehittää.

Yksityiskohtaisimmassa ohjesäännössä, työprosessien kuvailussa määritellään mm. digitointityön kulku erilaisia originaalityyppejä varten, työnjako, mitä formaatteja käytetään, minkä kokoisia tiedostoja valmistetaan, mitä metatietoa kuvatiedostoihin kiinnitetään ym. Luvussa neljä esitelty digitointisuunnitelma on tietyksi ajanjaksoksi laadittu työsuunnitelma, jossa nimetään ja esitellään digitoitavaksi suunnitellut aineistot ja kokoelmat sekä mitä ja miksi niille pitäisi tehdä.

Parhaita käytäntöjä, suosituksia ja standardeja mm

Parhailla käytännöillä (best practice) tarkoitetaan tekniikkaan, dokumentointiin, ja dataan liittyvien standardien yhdistelyä ja soveltamista niin, että tuloksena saavutettaisiin mahdollisimman käyttökelpoinen digitaalinen resurssi mahdollisimman vähin kustannuksin.

Kuvakokoelman digitoimisen hyötyjen punnitseminen

Digitointi on työvoimavaltaista ja edellyttää erikoistietoa

Digitointityötä käsittelevät esitykset on tapana aloittaa pahoittelemalla sitä, että kokoelmaluetteloiden ja kuvaston digitoiminen on kallista toimintaa. Jo 1980-luvun alussa oli selvää, että suomalaisten museoiden kuvakokoelmien kokoelmanhallinta oli ajautunut umpikujaan kokoelmien kasvun myötä. Niitä ei yksinkertaisesti kyetty hallitsemaan enää käsikortistojen avulla. Digitointi on viivästynyt parilla vuosikymmenellä, mutta jo osittaisen digitoinnin jälkeen on hlppo ymmärtää, että muistiorganisaatioiden kuvakokoelmia ylläpito julkisin varoin ei saa yleistä hyväksyntää, jos asiakkaita voidaan palvella vain kokoelman pienen osan käytön mahdollistavan käsikortiston hakujen perusteella eikä heille pystytä toimittamaan kuvatiedostoa painamista varten.

Kokoelman ylläpitäjä joutuu maksamaan laitteistosta ja ohjelmistosta osansa, tehtiin työ omin tai ulkopuolisin voimin. Vaikka digitoinnin suunnittelu ja toteuttaminen edellyttää tietoa tekniikasta, digitoinnin tuotantotapa on työvoimavaltainen ja edellyttää ymmärrystä valokuvan ja valokuvauksen historiasta. Näillä näkymin valokuvien digitoinnin automatisointi ei ole mahdollista, mutta konservaattorin erityistiedon avulla, esimerkiksi erilaisten digitointitapojen soveltumisesta erilaisille valokuva-aineistoille, prosessia voidaan järkiperäistää ja systematisoida. Tarvitaan myös omat kokoelmansa tuntevien luetteloijien tietoa kokoelman hallinnasta ja ylläpidosta ja niiden suunnittelusta. Vaikka kuvien digitointi teetettäisiin museon ulkopuolella, on vastuu kulttuuriperintöaineistosta ja sen käsittelystä museolla itsellään ja siksi sillä on oltava myös riittävät tiedolliset edellytykset työn suunnitteluun, tarkkailuun ja laadun valvontaan.

Kuvakokoelmiensa digitointia pohtivien pienten museoiden ja muiden kokoelmanmuodostajien kannattaa selvittää, voisivatko ne yhdistää ammattitaitonsa ja voimavaransa jonkun toisen yksikön kanssa ja päästä siten pitkäaikaisempaan ja laadukkaampaan ratkaisuun kuin yksin toimiessaan. Lupaavia esimerkkejä tällaisesta toiminnasta esimerkiksi alueellisin perustein on nähtävissä jo Suomessakin.

Alkuperäisen aineiston säilyttäminen ja käytettävyyden parantaminen

SEPIA II -loppuasiakirjan mukaan digitointi auttaa alkuperäisten valokuva-aineistojen säilyttämisessä ja lisää niiden käytettävyyttä, koska digitaalisessa muodossa valokuvakokoelmat voidaan saattaa suuren yleisön selailtavaksi. Koska tietyn tyyppiset valokuvat vaurioituvat hyvin nopeasti, on niiden digitointi tärkeää. Digitaalisten kopioiden käytöllä voidaan myös vähentää ainutlaatuisten tai hauraiden originaalien jatkuvaa käsittelyä ja siitä aiheutuvaa vaurioitumista. Esimerkiksi kun samaa negatiivia vedostetaan toistuvasti, se altistuu valolle ja kuluu. Toisaalta väärin toteutetussa digitoinnissa materiaaliin kohdistetun, lämmön, liian valon ja puristuksen vaikutukset voivat tuhota originaalin. Jos käytetyimmät kuva-aiheet digitoidaan hyvin suunnitellussa prosessissa kerralla riittävän suuriksi ja laadukkaiksi kuvatiedostoiksi, jää negatiiveihin sävyjä tulevienkin sukupolvien tutkittavaksi.

Useimpiin käyttötarkoituksiin, kuten selailuun, julkaisemiseen ja viestintään, riittää mainiosti kuvatiedosto. Tuhoutuvasta valokuva-aineistosta voidaan ehkä kuvatiedostoina pelastaa osa niiden alkuperäisistä arvoista. Kulttuuriperinnön näkökulmasta kuvatiedostot eivät voi korvata alkuperäistä valokuvaa, koska datan pitkäaikaissäilyttäminen on vielä kallista ja epävarmaa esimerkiksi kriisitilanteissa. Kuva-aiheen lisäksi valokuvalla on myös esineluonne: esimerkiksi eri aikoina paperien ja filmien laatu on vaihdellut ja vaikuttanut kuvalliseen ilmiasuun. Julkaisijoiden leimat, näyttelylipukkeet ja rajausmerkinnät kantavat tietoa tietyn valokuvaesineen provenienssista ja ovat osa sen merkitysten historiaa. Digitointiprojektin yhteydessä, kun kuvat on haettu säilytyksestä, kannattaakin parantaa alkuperäisen valokuvan suojausta ja pakkausta ja tehdä tarvittavat toimenpiteet sen säilymiseksi mahdollisimman pitkään. Joskus myös tutkija saattaa tarvita alkuperäisen valokuvaesineen nähdäkseen.

Kokoelmien saavutettavuuden paraneminen digitoinnin myötä, voi lisätä paineita myös alkuperäisen aineiston käytön suhteen. Viimeistään tässä vaiheessa on museon tehtävä ajanmukainen asiakaspalvelusuunnitelma kuvapalvelua varten. Se kirjoittamisen lähtökohtana on kuvapalvelun ja tutkijapalvelun käytäntöjen kriittinen tarkastelu ja aineiston turvaamisen parantaminen asiakaspalvelun työprosesseissa. Henkilökuntaa kouluttamalla varmistetaan, että uusitut ohjeet on omaksuttu ja niitä noudatetaan.

Kokoelmanhallinnan parantaminen

Museoiden valokuvakokoelmat alkavat olla niin suuria, että miltei kaikkia niitä hallitaan digitaalisesti. Kun valokuvakokoelmien ylläpito on pitkälti julkisen rahoituksen varassa, se edellyttää museoilta myös yleisölle suunnattuja kuva- ja tietopalveluja. Digitoimalla luettelotiedot ja riittävä määrä kuvastoa, helpotetaan kuva- ja tietopalvelua. Digitaaliset kokoelmaluettelot, joihin on yhdistetty katselukuva, parantavat kokoelmien saavutettavuutta ja helpottavat kokoelman hallintaa. Jos digitoitu kokoelmaluettelo tai osa siitä voidaan julkaista internetissä, tavoitetaan jo melkoinen osa suomalaisesta potentiaalisesta museoyleisöstä.

Digitointityön lyhyt- ja pitkäaikaiset kustannustekijät:

  • Valmistelujen vaatima aika
  • Tekijänoikeussopimusten laatiminen
  • Koulutus
  • Kokoelmatietojen digitointi ja sen edellyttämät osaajat, laitteet ja ohjelmistot
  • Kuvien digitoinnissa tarvittavat osaajat, laitteet, ohjelmistot
  • Metadatan lisääminen
  • Ulkoistamisen edellyttämät vakuutukset
  • Digitoitavan aineiston konservointi ja kuvaus
  • Filmien kehittäminen
  • Materiaalikulut esim. pakkaaminen
  • Kuvankäsittely: katselukuvat, käyttökuvat arkistokuvat
  • Kuvien kuljetukset
  • Tilat
  • Datan pitkäaikaissäilytyksen vaatimat osaajat, laitteet, ohjelmistot

Digitoinnin hyödyt jakaantuvat pitkälle aikavälille:

  • Kokoelmanhallinta paranee
  • Alkuperäisen aineiston suojelu
  • Käyttöoikeuksia on selvennetty ja parannettu
  • Kokoelmien käytettävyys on parantunut
  • Lisääntyneen käytön myötä kokoelmien näkyvyys on parempi
  • Sopimuksista riippuen mahdollisia kuvanmyyntituloja jne.

Valokuvakokoelmien digitoinnista ja etiikasta:

Tekijäoikeuksista sopiminen

Digitoinnin myötä kuvakokoelma voi tavoittaa uusia yleisöjä ja käyttäjiä, joten käyttöä säätelevät tekijänoikeudet on tunnettava hyvin.

Museoiden sopimuskulttuuri on vanhastaan ollut valitettavan kehittymätön. Laajojakin valokuvakokoelmia on otettu vastaan sopimatta käytöstä kirjallisesti. Riittävän laajojen käyttöoikeuksien hankkiminen digitoitavaan aineistoon pitää tehdä ennen kuin työhön ryhdytään.

Tekijäoikeuslaissa annetaan Valtioneuvoston asetuksella säädettäville arkistoille ja yleisölle avoimille kirjastoille tai museoille oikeus valmistaa kappaleita omissa kokoelmissaan olevasta teoksesta, jollei tarkoituksena ole välittömän tai välillisen taloudellisen edun tuottaminen. Tekijänoikeusasetuksessa määritellyt museot, arkistot ja kirjastot voivat valmistaa kappaleita eli kopiota kokoelmaan kuuluvista valokuvateoksista ja valokuvista

  • aineiston säilyttämistä ja sen säilyvyyden turvaamista varten,
  • aineiston teknistä entistämistä ja kunnostamista varten,
  • kokoelmien hallintaa, järjestämistä ja vastaavia kokoelman ylläpidon edellyttämiä sisäisiä käyttötarkoituksia varten,
  • vaillinaisen teoksen kappaleen tai useana osana julkaistun teoksen puuttuvan osan täydentämiseksi, jos teosta tai tarvittavaa täydennystä ei ole saatavissa kaupallisen levityksen tai välittämisen kautta.

Jos teos aiotaan julkaista tai näyttää julkisesti, täytyy oikeuksienomistajien kanssa sopia asiasta erikseen. Oikeuksienomistajat voivat myydä tai lahjoittaa käyttöoikeuksia tai halutessaan vaikka yksinoikeuden. Käyttöoikeudet kannattaa kirjata sopimukseen tarkasti ja mahdollisimman laajasti ja pitkäksi ajaksi, ettei samasta kokoelmasta jouduta tekemään kovin monia sopimuksia. Museon kokoelmapolitiikasta voidaan sopimuksiin kirjata museossa hyväksyttyjä periaatteita museoaineiston käytöstä esimerkiksi tutkimukseen, opetukseen, tiedotukseen, julkaisutoimintaan, audiovisuaaliseen tuotantoon ja mainontaan.

Melko hyvät toimintamahdollisuudet turvataan jos sovitaan että museo saa korvauksetta valmistaa kopioita kuvista ja käyttää niitä omassa toiminnassaan kokoelmanhoidon lisäksi tiedotuksessa, pedagogisessa toiminnassa, omissa tuotteissaan ja julkaisuissaan. Julkaisuilla tarkoitetaan julkaisemista näyttelyssä, painotuotteissa ja julkisessa tietoverkossa.

Myös museoiden kuvapalvelu eli kuvien myynti ulkopuolisille edellyttää sopimista tekijänoikeuksien omistajien kanssa, koska sen katsotaan voivan tuottaa taloudellista etua. Museo voi saada oikeuden lahjaksi, jolloin sopimukseen merkitään ”korvauksetta”. Toisaalta varsinkin elossa olevien ammattivalokuvaajien kanssa saatetaan sopia, että museo maksaa valokuvaajalle tietyn prosenttiosuuden korvauksesta myydessään aineiston julkaisuoikeuksia kolmannelle osapuolelle. Myynnistä sopiessa kannattaa muistaa, että museon tehtävä ei ole jatkaa lakkautettujen yhtiöiden liiketoimintaa vaan edistää osaltaan valokuvakulttuurin tutkimusta ja tarjota valokuvaan liittyviä kulttuuripalveluja. Museon kokoelmapolitiikassa pitäisi tätä asiaa käsitellä perusteellisesti. Museoiden kuvapalvelu on osa julkista palvelua, jota niiltä odotetaan, koska kokoelmien ylläpito rahoitetaan julkisista varoista. Valokuvaajan toiveena on, että hänen työnsä tunnetaan ja museot edistävät toiveen toteutumista tarjoamalla nähtäviksi monenlaisissa yhteyksissä ja mediassa.

Mikäli valokuvakokoelmissa on tekijänoikeuksien piirissä olevaa aineistoa eikä museolla ole erillistä sopimusta tekijäoikeuksienomistajan kanssa, kuvallista luetteloa voidaan tarkastella vain museon tiloissa. Esimerkiksi kokoelmaluettelon katselukuvat voidaan julkaista julkisessa tietoverkossa vain niiltä osin kun aineiston tekijänoikeudet ovat rauenneet (valokuvateos 70 vuotta tekijän kuolemasta ja valokuva 50 vuotta sen vuoden päättymisestä, jona kuva valmistettiin) tai museo on hankkinut niihin riittävät käyttöoikeudet ostamalla tai lahjoituksena.

Lue lisää tekijänoikeuksista:

  • Suomen Museoliitto
  • Kuvasto ry
  • Valokuvaajan uusi tekijänoikeusopas 2006. Toim. Kai Norberg, Tuomo-Juhani Vuorenmaa, Kustannusosakeyhtiö Musta taide. Finnfoton julkaisusarja 7.

Linkit

Lähteet

  1. 1,0 1,1 1,2 1,3 kirjastot.fi 2009. <http://www.kirjastot.fi/fi-FI/kirjastoala/julkaisut/digitaalinen_tietopankki/>. Viitattu 21.12.2009.
  2. 2,0 2,1 2,2 Pulman – Opas yleisille kirjastoille. <http://www.pulmanweb.org/dgms/DGM-Finnish-Ver-Apr03.doc>. Viitattu 21.12.2009.
  3. Itella 2009. Digitointi. <http://www.itella.fi/palvelutjatuotteet/asiointi/digitointi.html> Viitattu 21.12.2009.
  4. Arkistolaitos 2008. Arkistolaitoksen suositus digitoinnin laatukriteereiksi: Suositus AL/11130/07.01.02.04.02/2008. <http://www.narc.fi/Arkistolaitos/a/tiedostot/PDF/digikriteerit.pdf> Viitattu 21.12.2009.