KAR Oy:n ensimmäinen massadigitointihanke (2010)

Digiwiki

Loikkaa: valikkoon, hakuun

Seuraavassa läpikäydään isoa julkisesti 7.6.2010 asti EU-kilpailutettua massadigitointihanketta, jonka pisteytyksen KAR Oy voitti, ja mikä ajallisesti ajoittui (touko)heinä-marras(maalis)kuulle 2010. Sen sijaan, että tämä teksti olisi pelkkä neutraalin suppea tapauskuvaus – case-esimerkki –, laajennan ajatuksiani pidemmälle, jotta mahdollisimman moni voisi hyötyä kokemuksistani ja oppimastani. Yritän tarkastella asiaa laajemmin ja soveltuvin osin niin toimittajan kuin tilaajankin kannalta, vaikka itse pääosin edustan ensinmainittua.

Tavaraa tuli lopulta niin paljon, että tämän juttu on jaettu erillisiin artikkeleihin.

Sisällysluettelo

Miten ihan oikeasti sitten kävikään KAR Oy:n ensimmäisessä TODELLA suuressa massadigitointihankkeessa?

Sarjan edellisessä osassa kuvattu digitoinnin työnkulku kertoo, miten homma toimi kuin se lopulta "lähti lentoon", sen jälkeen kun 2. tilaus oli tehty kolmanteen kertaan. Sitä ennen skannerin huoltaminen, virittäminen ja prosessin hiominen on sangen raskasta, koska sitä pitä tehdä hankkeen tuotantovaiheen aikana. Vaikka asioista olisi sovittu puitesopimuksessa kirjallisesti, niiden tulkinnasta oli sangen mittavaa erimielisyyttä, mitä piti ulkopuolisten juristivoimin selventää. Valitettavasti LUOTTAMUS, joka on kaiken tärkein tekijä tilaajan ja toimittajan välillä, jäi alusta lähtien sanotaanko vaikka epämääräiseksi, eikä sitä sitten jatkossa ilmenneet ongelmat ainakaan parantaneet.

Ohessa kerrotaan, miten asiat todellisuudessa menivät - kaikkeen allakerrottuun löytyy kirjallinen todistusaineisto, mikä on kokonaisuudessaan julkista. Tilaaja on esittänyt omissa julkisissa asiakirjoissaan hieman toisennäköisen "totuuden" tapahtumista.

Kysymykset ennen tarjouskilpailun päättymistä

Tarjouskilpailuun osallistuneille annettiin mahdollisuus tutustua pieneen määrää digitoitavaan materiaaliin ennakkoon ja esittää kirjallisesti tarkentavia kysymyksiä aiheesta, joihin vastaukset annettiin kaikille sähköisessä muodossa. Tilaaja kuitenkin ei vastannut kaikkiin esitettyihin kysymyksiin, ja esitti virheellisesti, että koko valtava digitoitava filmimateriaali olisi tasalaatuista ja samanlaista kuin oli ennakkoon näytetty.

Vastauksilla oli merkitystä toimittajan kannalta, joka kehitti automaattisia tekstintunnistusmenetelmiä (OCR) ns. nimitaulujen havaitsemiseksi. Kun 1. digitointitilaus tuli, selvisi, että materiaali oli kaikkea muuta kuin tasalaatuista, ja nämä ns. nimitaulutkin eivät olleet kaikki samanlaisia, minkä johdasta koko OCR-koodi piti heittää roskiin - onneksi sitä oltiin koodattu vain luokkaa 300 tuntia muiden täiden ohessa.

Pilkkuvirhe - tarkkana asiakirjoissa

Kaikki alkoi pilkkuvirheestä tarjouksessa. Rehellinen kirjoitusvirhe maksoi viikon koko hankkeen aikaa, ja uhkasi kaataa koko julkisen tarjouskilpailun, vaikka virhe esiintyi vain tarjouksen liiteasiakirjassa, ei sen kansilehdessä (määräävämpi asiakirja), ja sen arvonlisäverollisessa hinnassa (ei määrävä hinta; arvonlisäveroton hinta oli pysyvä, arvonlisäverollinen hinta muuttui 22 %:sta 23 %:iin hankkeen aikana).

Kummaksuntaa herätti se, että tilaajan vastaanotettua viideltä tarjoajalta tarjousasiakirjat, joita allekirjoittanut (KAR Oy) toimitti peräti 81 A4-sivua (joista 20 oli KAR Oy:n omia asiakirjoja), niin määräajan päättymisestä ei ollut kulunut kolmeakaan tuntia, kun jo 5-sivuiset hankintapäätökset perustelumuistioineen oli jo tehty ja sähköpostitettu tarjoajille. Hinta, jossa oli esiintynyt edellämainittu pilkkuvirhe, oli kolmantena tärkeysjärjestyksessä asiakirjoista, joiden pohjalta arvioitiin tarjoajien kelpoisuutta hankkeeseen.

Välittömästi tiedon hylkäämisestä saatuaan, kahden tunnin kuluessa sen saapumisesta, KAR Oy esitti että kyse oli käsin tehdystä kirjoitusvirheestä ja pyysi tarjouksen uudelleen käsittelyä. Koska hankintalakia oli vastikään muutettu, ilmeisen (kirjoitus)virheen korjaaminen sallittiin uudella hankintapäätöksellä, ilman että koko kilpailutusprosessia piti aloittaa alusta. Tosin tässäkin sinänsä seuraviivaisessa asiassa meni kuitenkin neljä vuorokautta, ja sen tiedoksiannossa yhteensä yksi viikko, mitä ei huomioitu digitointien toimitusaikataulussa: alkuperäinen määräaika jäi voimaan.

Koelaadun hyväksyminen

Sitten taisteltiin koelaadun hyväksymisestä. Koe-erä oli valittu oikeaoppisesti hyvin vaikeaksi, jo kokonaisuudessaan haastavien ns. mormonifilmien joukosta. Tarjouspyyntöasiakirjoissa viitattiin visuaaliseen tarkastukseen, ja tiettyjen tummuusarvoihin *pyrkimiseen*, ja siihen että missään vaiheessa digitoidut tiedostot eivät saaneet mennä puhki. Tilaajan malliskannaukset edustivat hyväksyttävää minimilaatua, jotka eivät silti täyttäneet viimemainittua määrettä. Noin 1700 otoksen erässä oli 7 hyvin tummaa otosta (esimerkkinä vertaa kuvia alla), joista silti oli saatava selvää, vaikka alkuperäisaineisto ei ollutkaan 100 % lukukelpoista.

KAR Oy:n ratkaisuna tälle oli lopulta kehitettävä ylläkuvatut, joilla skannerin CCD-kameran dynamiikka laajennettiin ylitse valmistajan tarjoamien mahdollisuuksien, ja lisäksi automaattinen kuvatiedostojen älykäs sävynsäätö, joka pakotti tummista kuvista vaaleita, siis lukukelpoisia. Palkkioksi tälle 14 päivää kestäneelle iterativiisille prosessille, mistä tilaajaa informoitiin tiivissä tahdissa, tilaaja ei halunnutkaan toimia kehitysyhteystyössä toimittajan kanssa. Sen sijaan tilaaja ilmeisesti väsyi sopimusasiakirjojen mukaiseen velvollisuuteensa tarkastaa laatua, ja päätti olla noudattamatta puitesopimusta: työntekijöiden jäädessä kesälomille sopimuksessa määrätty kolmen päivän vastaanottotarkastusaika muuttuikin 10 päiväksi, minkä aikana puitejärjestelyyn kolmentena valittu kaikkein kallein, mutta tilaajalle aiemmin tuttu alan toimija, ja siis KAR Oy:n kilpailija, keräsi etumatkaa tässä digitointien kilpajuoksussa.

"Vakava virhe"

Tilaajan referenssiskannaus. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).
Tilaajan referenssiskannaus. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).
Toimittajan koe-erän skannaus, jossa "vakava virhe", "raita", kuvan vasemmalla puolella. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).
Toimittajan koe-erän skannaus, jossa "vakava virhe", "raita", kuvan vasemmalla puolella. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).

Kun lopulta 1. tilaus (n. 129 000 otosta, n. 180 000 oli luvattu) oli toimitettu, hyväksytty ja otettu julkisesti käyttöön tilaajan verkkosivuilla, ja 2. tilauskin (n. 373 000 otosta) miltei valmis ja toimittajan laatua ylistetty kuukauden työn jälkeen, tilaaja havaitsikin yllättäen "vakavan virheen" toimituksissa, vaatien koko 2. tilausta uusittavaksi. Koska 1. tilaus oli jo hyväksytty ja maksettu, ei sitä voitu vaatia sopimusten mukaan uusittavaksi, vaikka tälläkin uhkailtiin. Kyse oli ei-täysin mustasta "raidasta" kuvan vasemmassa reunassa tai alhaalla, riippuen siitä miten päin alkuperäinen oli kuvattu mikrofilmille. Tämän oli aiheuttanut roska/pölyhiukkanen tms. skannerin CCD-anturilla, laitteessa, jonka toimittaja oli ostanut tehdaskorjattuna ja täysin toimivaksi vakuutettuna tunnetulta alan pitkäaikaselt ulkomaiselta välittäjältä.

Toimittajan kannalta oleellista oli, että tämä "raita" esiintyi kaikissa skannauksissa, ja oli siis myös koe-erässä, jonka tilaaja oli aiemmin hyväksynyt sen minimilaadun täyttäväksi puitesopimusasiakirjojen mukaisesti, ja minkä mukaisia digitointeja oli tilausasiakirjassa tilattu. Tämä argumentointi ei tilaajalle kelvannut, joka sen sijaan vaati digitointien uusimista koko 2. tilauksen osalta, tehtäväksi ennenkuin seuraavia tilauksia toimitettaisiin. Tämäkin toiminta oli puitesopimuksen vastainen, joka salli toimittajalle 3 kk takuuajan pienten virheiden korjaamiseen. Tilaaja esitti ilman mitään lisäperusteluita, että kyse oli "vakavasta virheestä". Kuitenkin, tilaaja, lukuisten henkilöiden kuuluessa toimintaketjuun, ei ollut havainnut tätä ominaisuutta seitsemän viikon kuluessa, minä aikana raidallisia otoksia oli toimitettu miltei 0.5 miljoonaa, vaikka laatuvirheitä oli etsitty. Kaiken kukkuraksi osa näistä "raidallisista" 1. tilauksen otoksista on yhä käytössä tilaajan julkisilla verkkosivuilla, siis ne ovat olleet siellä käytössä jo 10 kuukautta, vaikka niissä on tilaajan mukaan "vakava virhe".

SSHY:n skannauksen samasta löydät täältä.

Välittömästi, kun tilaaja ilmoitti asiasta ensimmäisen kerran puhelimitse, toimittaja korjasi asian. CCD-kennon puhdistaminen paineilmalla ei auttanut, vaan se piti tehdä kolmeen kertaan nesteellä (puhdistetun veden ja Sinolin, 50-50 liuoksella), minkä jälkeen laite paketoitiin pölytiiviisti ongelman välttämiseksi. Toimittaja ilmoitti korjanneensa asian, ja esitti että digitointihankkeen kannalta oleellisinta oli, että "raita" on korjattu, ja että näin ollen kokonaislaatu on kunnossa, prosessi on kunnossa ja koska toimittajan hinta oli edullisin, tärkeintä olisi, että hanke etenisi mahdollisimman tehokkaasti eteenpäin. Toisin sanoen, että uusia tilauksia saataisiin työn alla mitä pikemmin, jotta aikataulusta ei viivästyttäisi, minkä jälkeen "raidalliset" otokset voitaisiin rauhassa korjata.

Hankkeen tuotannon polkiessa tyhjää, SER:rin (sähkö- ja elektroniikkaromun) määrä kasvoi eksponentiaalisesti.
Hankkeen tuotannon polkiessa tyhjää, SER:rin (sähkö- ja elektroniikkaromun) määrä kasvoi eksponentiaalisesti.

Tilaaja pysyi tiukkana vaatimuksessaan, että vanhat työt pitää korjata ennen uusien saamista, mikä kasvatti epäuskoa toimittajassa, ei-niin-hyvän alkukokemusten siivittämänä. Viikkoa aikaisemmin laatua oli ylistetty kirjallisesti, ja sitten kuukauden työtä vaadittiin yllättäen uusiksi, ilman todella painavia argumentteja: jos kyse olisi todella ollut "vakavasta virheestä" olisi se varmasti huomattu aikaisemmin. Muodostui selväksi, että alkuperäisten sopimusasiakirjojen laatukriteerit piti määritellä tarkemmin ja luoda erityinen toimintamalli, minkä mukaan digitoinneissa tulisi edetä, koska puitesopimusten tulkitsemisessa oli selviä eroja tilaajan ja toimittajan välillä, joita piti jopa tilaajan palkkaama juristi selventää ilman menetystä.

Samaan aikaan kun toimittaja väänsi kättä jatkotoimista tilaajan kanssa, se paransi omia järjestelmiään. Toimittajalle oli ilmeistä, että kyse oli kujanjuoksusta ajan kanssa (noh, kilpailevan toimittajan), ja näin ollen oli tarpeen maksimoida tuotantonopeus aivan huippuunsa. Niinpä hankittiin toinen 8-ytiminen palvelinkone, johon nopein ja suurin mahdollinen järkevän hintainen kovalevypakka, siis 8-porttinen rautaRAID (8 x 1 TB, lopulta RAID 0:ssa). Tällä tavoin siirryttiin 2-vuorotuotantoon: aamu- ja iltavuoroon (1 palvelin kummassakin) + automaattiseen yövuoroon, jossa toimittajan kaikki tietokoneen tekivät kuvien viimeisen jälkikäsittelyn, automaattiset sävynsäädöt ja JPG-kuvien luomiset.

Lopulta kolme viikkoa kestäneen kädenväännön jälkeen asiassa päästiin sopuun: laatukriteerit täsmennettiin ja toimintamalli aikatauluineen hyväksyttiin, minkä mukaan kun toimittaja sai toimitettua hyväksyttävän 2. tilauksen, saisi se 3. tilauksen, ja tämän hyväksytyn toimituksen jälkeen 4. tilauksen, ja tämän hyväksytyn toimituksen jälkeen vielä 5. tilauksen. Haasteena oli kovin tiukka aikataulu, joka edellytti, että uusia virheitä ei enää ilmenisi ja että tilaaja pystyisi toimittamaan keskeytyksettä materiaali digitoivaksi. Kädenväännön aikana taaskin toimittajan kilpailija teki jatkuvasti digitointeja, mikä tarkoitti toimittajalle tappioita ja koska kilpailijan hinnat olivat selvästi kalliimpia (1.8-kertaisia), hankkeen kokonaisdigitointien määrä ei yltänyt huippuunsa.

Todellinen virhe

Kuvan oikeassa reunassa filminsiirron ja skannerin linjapyyhkäisyn epäsynkronista johtunutta pystysuuntaista datan korruptiota, johtuen liian hitaasta tiedonsiirtonopeudesta kovalevylle; selvästi silmin havaittavissa. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).
Kuvan oikeassa reunassa filminsiirron ja skannerin linjapyyhkäisyn epäsynkronista johtunutta pystysuuntaista datan korruptiota, johtuen liian hitaasta tiedonsiirtonopeudesta kovalevylle; selvästi silmin havaittavissa. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).

Kuitenkin, kun datan määrä ja vauhti kohosi maksimiinsa, skannatun raakadatan kovalevyssä jouduttiin (väliaikaisesti) siirtymään toisen kovalevyvalmistajan laitteisiin. Tämä osoittautui kohtalokkaaksi siihen sattuessa yhdistymään se, että kovalevyjä ajettiin liian täyteen (jolloin niiden tiedonsiirtonopeus laskee). Skanneri ei enää pystynyt toimimaan maksiminopeudellaan, ja tämä "nykiminen" aikaansai sen, että kovalevylle talletettu "filminauha" korruptoitui näiltä kohdin. Murphin lain mukaisesti 2. tilaus oli jo ehditty juuri uusia kokonaan, kunnes tilaaja sattui ensimmäisenä huomaamaan asian. Ilmiö oli verraten harvinainen, sen frekvenssi oli muutaman promillen luokkaa, mutta koska dataa puuttui muutaman pikselin verran *kokonaan* oli kyse todella vakavasta ongelmasta. Ensinäkemältä tehokkain tapa korjata ongelma sen vähäisen absoluuttimäärän vuoksi - ensin kun se oli täysin ymmärretty ja varmistettu ettei sitä tullut enää uusiin digitointeihin - näytti olevan korruptoituneiden tiedostojen paikantaminen ja näiden yksittäisten otosten uusiminen. Vaikka viallisten aineiston paikantamiseen kehitettiin tehokkaita laskennalisia algoritmejä, ongelmaksi muodostui se, että lopulta vain silmämääräisellä tarkastelulla päästiin lopulliseen varmuuteen, ja koko aineiston visuaalinen tarkastaminen oli hyvin työlästä.

Kuvan yläosassa filminsiirron ja skannerin linjapyyhkäisyn epäsynkronista johtunutta vaakasuuntaista datan korruptiota, johtuen liian hitaasta tiedonsiirtonopeudesta kovalevylle; ei niin helposti silmin havaittavissa. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).
Kuvan yläosassa filminsiirron ja skannerin linjapyyhkäisyn epäsynkronista johtunutta vaakasuuntaista datan korruptiota, johtuen liian hitaasta tiedonsiirtonopeudesta kovalevylle; ei niin helposti silmin havaittavissa. Kuvan saat isommaksi klikkaamalla (ja klikkaamalla).

Lopulta, kaksi ja puoli viikkoa kestäneiden yksittäisten (etsimisten ja) uusimisten jälkeen, tilaaja yhä paikansi korjattavia tiedostoja, minkä johdosta koko 2. tilaus jouduttiin vielä kerran uusimaan, nyt aivan alusta lähtien, siis jokainen otos koko tilauksessa. Järjestelmä toimi moitteetta eikä virheitä ollut digitoidussa aineistossa.

Viallisten tiedostojen etsiminen (sen sijaan, että olisi heti uusittu kaikki digitoinnit) oli ennalta-arvaamatta kohtalokas toimittajan ratkaisu, koska tässä lopulta turhassa toiminassa kului yli kaksi viikkoa aikaa, minä aikana toimittajan kilpailija sai jälleen tilaukset, jotta digitointihanke pysyi kokonaisuudessaan aikataulussa.

Kolmannessa tilauksessa ei ollut mitään laatuongelmia, joitakin yksittäisiä ruutuja piti uusia epätarkkojen rajausten vuoksi.

Tilaajan piittamattomuus sovitusta toimintamallista

Kun 2. tilaus oli lopulta toimitettu tilaajalle virheettömänä, tilaaja ei kuitenkaan tehnyt aiemman tehdyn toimintamallin mukaisesti KAR Oy:lle heti uutta tilausta, vaan sen kilpailijalle. Aineistoa toimitettiin tilaajalle jatkuvasti kaksi kertaa viikossa tilaajan noutaessa aineistoa, ja aineiston lopullisesta valmistumisesta KAR Oy ilmoitti tilaajalle sähköpostitse.

Vasta viikon päästä ilmoituksesta toimittaja sai vielä yhden, 3. tilauksen (noin 427 000 otosta). Tässä välissä kallishintaisin toimittaja sai vieläkin yhden tilauksen (kahdeksannen ja viimeisen, ja jopa kaikkein isokokoisimman tilauksen kattaen noin 485 000 otosta), mikä olisi KAR Oy:n hinnoilla merkinnyt 917 000 otoksen määrää.

Toimintamallissa noudatettiin alkuperäistä määräaikaa, joka oli puitesopimuksessa määritelty. KAR Oy:n ilmoittaessa sähköpostitse 2. tilauksen aineiston valmistumisesta aikaa tähän määräaikaan oli jäljellä 10 päivää. Kuitenkin, em. kilpailijan 485 000 otoksen tilaus tehtiin viisi päivää ennen tätä määräaikaa, ja KAR Oy:n kolmas tilaus 427 000 otosta kaksi päivää ennen määräajan päättymistä. KAR Oy asettikin ehdoksi, että tilauksen toimitusaikaa pidennetään (ilman sanktioita), mihin tilaaja suostui.

Oli siis selvää, että teki digitoinnin kuka hyvänsä toimittajista, alkuperäistä määräaikaa digitointien valmistumisesta ei pystytty noudattamaan.


Reklamointi liian myöhään

Tilaaja reklamoi kirjallisesti (puitesopimusasiakirjojen mukaisesti) em. "vakavasta virheestä" ("raidasta") vasta sen jälkeen, kun reklaamatioaika oli jo kulunut ohitse 1. tilauksen suhteen. Kun toimittaja (KAR Oy) laskutti kerralla 2., 3. ja 1. tilauksen puuttuvan loppuosuuden (n. 53 000 otosta), tilaaja kieltäytyi maksamasta 1. tilauksen loppua, perustellen että niiltä puuttui nimenomainen hyväksyntä ja laskutuslupa (viimeksimainittua ei koskaan tullut 2. ja 3. tilaukselle, jotka toki maksettiin). Se onko digitointeja otettu käyttöön on lopulta sivuseikka, sopimusasiakirjojen mukaan työt katsotaan hyväksytyiksi, jos niistä ei reklamoida kirjallisesti määräajassa.

Toimittaja ilmoitti digitoivansa ko. aineiston tai vastaavan määrän samanlaista aineistoa lisäkorvauksitta, saatuaan ensin korvauksen jo tehdystä työstään. Tilaaja ei suostunut tähän, vaan eskaloi asiaa entisestään, joka kävi toimittajan hermoille (katso seuraava kappale). Lopulta, kuukausia myöhemmin, tilaaja katsoi "tarkoituksenmukaisempana" maksaa avoimen laskunsa.

Tiedonkulun ongelmat

Tilaaja syytti väärin perustein, että toimittaja panttaa luvatta sen aineistoa maksamattoman laskun (katso edellinen kappale) vuoksi. Tilaaja esitti puhelimessa, että se ei voi rikkoa sopimusasiakirjoja kevein perustein (puhelinsoiton varassa) ja palauttaa koko (2. ja 3. tilauksen) aineistoa tilaajalle, joka on kirjallisesti aiemmin vaatinut uudelleen digitointeja. Tilaaja ei halunnut vastaanottaa osaa aineistosta, niin että loput uusinnat toimittaja voisi tehdä sopimusvelvotteitensa mukaisesti, ja tilanne ajautui taas pattitilanteeseen, missä reklamointeihin käytettiin turhaa ja kallista aikaa. Tilaaja yhdisti aineiston säilyttämisen (korjaamista varten) ja maksamattoman laskun toisiinsa, vaikka siitä ei ollut kyse. Toimittajalle tilaajan käytös oli sellaiseksi, että se joutui pitämään hermolomaa sattuneesta, minä aikana tilaaja eskaloi asiaa, ilmeisesti kommunikoimatta asioiden kulusta projektihenkilökuntansa kanssa, tilaajan lukuisista pyynnöistä huolimatta.

Sairaslomansa jälkeen toimittaja teki digitoinnin korjaukset takuuajan puitteissa, minkä jälkeen tilaaja nouti aineistot sovitusti.

Lopussa se kiitos seisoo, vai seisooko?

Tilaajan valheelliset syytökset toimittajaa kohtaan aiheuttivat toimittajassa suurta närkästystä eikä edes mittavan aukottoman kirjallisen todistusaineistonkaan varassa tilaaja oikaissut tai pahoitellut toimintaansa. Mutta: mikä ei tapa, se vahvistaa, vai mitä?

Lopetus

Kaikki loppuu aikanaan, pahakin.

Mitä jäi käteen tilaajalle?

Jos katsotaan tilannetta tilaajan kannalta, se ei ollut lopputulokseen tyytyväinen sen vuoksi, koska se joutui laittamaan nähtävästi ennakoimaansa enemmän resursseja laadunvalvontaan, josta se kuitenkin oli itse valmistamiensa puitesopimusasiakirjojen mukaisesti vastuussa.

Hankkeessa oli määrä alunperin (tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan) toteuttaa 1.5 - 2.5 miljoonan otoksen digitointi, mutta lopulta hankkeessa toteutui yli 3.7 miljoonaa (priimaa) skannausta + 130 000 "raidallista" skannausta, joista vajaa 80 000 laitettiin julkisesti esille. Ulkoistetuille digitoinneille oli varattu aikaa 15 viikkoa, mutta efektiiviseen ulkoistettuun työhön kului vähintään 19 viikkoa (KAR Oy:n osalta, siitä hetkestä kun puitesopimus oli allekirjoitettu).

Huomioiden skannausten valtavan määrän ja niiden nopean toimitusaikataulun (KAR Oy:llä 2. tilaus, n. 373 000 otosta ajettiin n. kymmmenessä päivässä läpi useampaan kertaan), ei tilaaja päässyt laaduntarkastuksessaan lainkaan samaan vauhtiin. Koska tavaraa tuli kolmelta toimittajalta samanaikaisesti, ei eri toimittajia pystytty kohtelemaan samanaikaisesti. Toisin sanoen, vaikka tavaraa toimitettiin jatkuvasti, viive oli melkoinen, kunnes asioihin pystyttiin reagoimaan.

Toisaalta aivan toinen asia on se, haluttiinko reagoida nopeasti ei-toivoittuihin sattumiin, ja samanarvoisesti kaikkiin toimittajiin, koska heitä oli useampi: jos yhden kanssa asiat eivät ota sujuakseen, niin tehdään sitten töitä toisen kanssa. Tarjotut hinnat olivat ilmeisesti ennakkoon odotettuja selvästi alhaisempia, joten alkuperäinen kaavailtu digitointimäärä olisi helposti täyttynyt pelkästään käyttäen kaikkein kallinta puitehankinnan toimittajaa; tosin tämä olisi ollut hankintalain ja puitesopimusten vastaista. Lisäksi oli ilmeistä, että tilaajalla itsellään ei tieto kulkenut oman talon sisällä, joka olisi ollut erittäin tärkeää hankkeen tehokkaan etenemisen ja parhaimman lopputuloksen kannalta.

Mikään tilaajan tekemä ratkaisu (muun muassa käyttää ulkopuolista juristia itse tekemiensä sopimusasiakirjojen hitaasti tehtyyn tulkitsemiseen) ei sinänsä tuonut lisäkustannuksia hankkeessa, joka toteuttiin ulkoa saadulla julkisella budjettirahalla: sama rahamäärä kulutettiin hankkeesssa joka tapauksessa. Tilaajan oma työvoima myöskin maksettiin hyvin suurelta osin samasta budjetista, joten työmäärän suhteen tilanne on sama. Luonnollisesti nämä asiat vaikuttivat siihen, että kuinka paljon ulkoistettuja digitointeja saatiin lopulta toteuttua hankkeessa.

Oleellista on, kuinka paljon digitointeja saatiin toteutettua ja millä laadulla. Kolmen toimittajien hinnat olivat halvimpaan KAR Oy:n verrattuna 1-, 1.0121- ja 1,8907 -kertaiset, ja tilaajan ilmoittamat toteutumat olivat 732 000 (mistä en ole samaa mieltä, laskutettua priimaa oli 800 000 + raidalliset), 111 700 (tälläkin toimittajalla oli laatuongelmia) ja 2 900 000, siis yhteensä 3 743 700 otosta. Huomioiden hintojen erilaisuudet, mikäli vain yksi toimittaja olisi pystynyt tekemään annetussa ajassa kaiken itsenäisesti olisi toteutuma ollutkin yhteensä 6 328 066 tai 6 252 546 tai 3 346 951 digitoitua otosta. Toisaalta 2. toimittaja oli tarjouksessaan ilmoittanut maksimikapasiteetikseen 500 000 neljälle kuukaudelle, KAR Oy:n tarjouksessaan ilmoittama lukema oli 2 800 000 otosta.

Kävi miten kävi, tilaaja sai yli kaksi kertaa ennakkoon kaavailemaansa määrän digitointeja samalla budjettirahalla, ja selvästi enemmän käyttäessään KAR Oy:n palveluja kuin ilman niitä olisi saanut. KAR Oy:n laatuongelmista se valitti vasta kun työt oli aina jo pääosin tehty, ja silloinkin se tehtiin pitkällä viipeellä, minä aikana tilaaja käytti kalleimman toimittajan palveluja pysyäkseen aikatauluissa, missä se ei lopulta kuitenkaan pysynyt digitointien käyttöönoton suhteen. Koska muut toimittajat käyttivät digitointikalustoaan tehdasasetuksin ilman älykästä jälkikäsittelyä, ei niiden yleislaatu tekstin luettavuuden suhteen pärjännyt KAR Oy:n vastaavalle. Tätä yleistä laatukysymystä oli kuitenkin helppo viitata kintaalla alkuperäisten haastavuuden vuoksi: siis riittävä laatu on ok, parasta mahdollista laatua ei tarvitakaan, niin kauan kuin homma tulee tehtyä (ajoissa).

Mitä jäi käteen toimittajalle?

- no ihan helv..katinmoinen määrä kovalevyjä, noin alkuunsa.

Surullisinta hankkeessa oli se, että valtaosa ajastani ei suinkaan kulunut itse digitointeihin, vaan odottamiseen toimittajan reagointeihin asiassa ja kiistelyyn ("neuvotteluihin"), koska tilaaja ei näkemykseni mukaan noudattanut omaa puitesopimustaan, mitä toimittaja olin itse tietysti velvoittu noudattamaan. Tänä aikana kehitin menetelmiäni aina vain paremmiksi ja tehokkaammiksi, koska tilauksia jaettiin siinä järjestyksessä kun niitä sai valmiiksi - tai ainakin KAR Oy:n kohdalla tilanne oli näin.

Kaikkea kollektiivista ja omaa osaamistani käyttäen rakensin järjestelmät ja kehitin Googlen ja monen muun lisäapuna alle puolessa vuodessa menetelmät, joilla yrityksen normaalin tuotannon kappalehinnat suuruusluokassa laskivat kolme dekadia (siis 1/1000 -osaan) ja määrät samalla kasvoivat kuusi dekadia (1000000, siis miljoonakertaisiksi), verrattuna räätälöityyn yksittäiskappalevalmistukseen. Firman liikevaihto vain kolminkertaistui, koska laskuttamatonta makkelia joutui tekemään niin paljon kaiken sattuneen johdosta.

Ensi kertaa tein yrittäjänä ihan oikeaa voittoa, mutta poistamalla heti kirjanpidossa tämä valtaisa määrä sähkö- ja elektroniikkaromua (SERiä), mitä nämä tarvitut laitteet todella ovat, firman verotettava tulos tipahtikin sitten kovin alhaiseksi. Huomioiden kuinka monta tuhatta tuntia tein asian eteen töitä, verot ja investointien täydet kuolletukset, tuntiansioni jäi alle puoleen purilaisten paistajan alkupalkan. Silti, sekin oli aika lailla, koska niitä tunteja kertyi useita tuhansia!

Nyt sitten kaiken kokoneena ja nähneenä, suuresta vauhdista huolimatta (parhaimmillaan yli miljoona mikrofilmiruutua kuukaudessa), pystyn tarjoamaan älykkäitä ratkaisuja, joissa ruudut yksilöllisesti läpikäydään ja niiden kuvalaatu säädetään sellaisiksi, jotta niiden luettavuus ja selkeys on aivan omaa luokkaansa - mm. filmillä olevat valotusvirheet korjataan pääosin automaattisesti.

Tällä virittämälläni flexScan -mikrofilmi/korttiskannerilla, jollaista toista samaan suorityskykyyn pääsevää taida tältä Tellukselta löytyä, onnistuu mm. seuraavanlaisten alkuperäiskappaleiden digitointi harmaasävyissä:

  • 16 ja 35 mm mustavalkomikrofilmit, negatiivit/positiivit comic- ja cine kuvaussuunnassa
  • 16 ja 35 mm mustavalkomikrokortit, negatiivit/positiivit comic- ja cine kuvaussuunnassa (fiche; stardardi- ja jumbokokoisina)
  • mikrokorttiformaatit: Step & Repeat, Film Jackets, AB Dick, Microx
  • mikrofilmi- ja mikrokorttiformaatit: Vesicular, Blue and Black Diazo, Silver

Mitä jatkossa?

No ei tämä kai nyt tähän jää? Ei todellakaan, rakenteilla on jo automaattinen naarmuttamaton syöttälaite flexScan -mikrokorttiadapteriin. Lisäksi seuraa paperidokumenttien ja kirjojen massaskannausta. Mutta näistä sitten tuonnempana, seuraavassa tapauskertomuksessa. ,)

Mitä opimme?

Ilmeisesti tilaajakin oppi jotain, koska se on nyt aktiivisesti mukana kehittämässä yleismaailmallista testivälinettä (UTT, Universal Test Target) mikrofilmikuvaukseen ja -digitointeihin. Tämä on erinomaisen hyvä ratkaisu, kunhan se tehdään myös käytännössä hyvin toimivaksi ja kulloisen käyttötarpeen asianmukaisesti huomioivaksi. Laadun tarkistaminen pelkästään silmämääräisesti, kun otoksia on miljoonia, ei ehkä ole se paras tapa hoitaa asioita, vai mitä?

Toimittajallekin tämä tapaus oli hyvin opettavainen, minkä vuoksi tämä artikkeli (nämä artikkelit) on kirjoitettu. On selvää, että isossa hankkeessa, joka ajetaan nopeassa aikataulussa läpi aivan kaikki ei voi mennä kuin rasvattu, ja ongelmiakin tulee väkisinkin esiin. Allekirjoittajana itse näkisin, että suurimmat ongelmat eivät kuitenkaan tule romuista laitteista, jotka hajovat käsiin, eivätkä tietokoneista, jotka eivät koskaan toimi kuten niiden pitäisi.

Jos sota alkaa, sitä käydään papereilla tänä digitaalisena aikana. Pahimmillaan valtaosa ajaista menee tekstin tuottamiseen, minkä vastapuoli silti tulkitsee omalla tavallaan, ja mikä ei siis useimmiten johda haluttuun lopputulokseen, ja parhaimmillaan ei johda mihinkään. Tämä on tehotonta aikaa projektin etenemisen kannalta.
Jos sota alkaa, sitä käydään papereilla tänä digitaalisena aikana. Pahimmillaan valtaosa ajaista menee tekstin tuottamiseen, minkä vastapuoli silti tulkitsee omalla tavallaan, ja mikä ei siis useimmiten johda haluttuun lopputulokseen, ja parhaimmillaan ei johda mihinkään. Tämä on tehotonta aikaa projektin etenemisen kannalta.

Suurimmat ongelmat tulevat ihmisistä, ja ihmisten välisistä kanssakäymisestä; laitteet ja tietokoneet saa aina kuntoon, tavalla tai toisella, jos ei muuten, niin (kovalla) rahalla. Miten onkaan mahdollista, että vaikka asiat sovitaan kirjallisesti ennakkoon, silti hommat menevät puihin? Asioita tulkitaan, ja yleensä egoistisesti, ei välttämättä lainkaan sen mukaan, mikä olisi itse hankkeen kannalta fiksuinta. Vastuu lopulta kasautuu hankkeen johtoon, on erinomaisen tärkeää, että se on tehtäviensä tasalla ja osaa ratkaista hyvin ongelmia, sopia asioita ja hakea kompromisseja. Mikäli johto ei kykene/halua/viitsi/pysty/jaksa/ehdi tähän, niin sitten ei ole paljoa muuta tehtävissä kuin hoitaa omat hommansa mahdollisimman hyvin, ja toivoa parasta ja pelätä pahinta. Pahimmallaan käy niin, että vaikka omat hommansa tekisi mahdollisimman hyvin, niin toisen osapuolen mokat koituvat itselle kärsittäväksi.

Toki voi tehdä niin, että ei usko mihinkään, keneenkään, ei papereihin kirjoitettuun ja sovittuun, mutta silläkään tavalla ei välttämättä pääse kovin pitkälle. Tärkeintä olisi osata ymmärtää toista osapuolta paremmin kuin se itse itseään ymmärtää, jotta voisi kiertää pahimmat sudenkuopat ennakoimalla. Kaikkeen pitää kuitenkin pystyä varautumaan, myös siihen täydelliseen pahimpaan ("total worst-case") ja kertoa se vielä kymmenellä, ja sitten miettiä, onko vielä valmis menemään mukaan hankkeeseen ja millä rahalla. Jos et usko itseesi ja yrität huijata itseäsi, et voi uskoa muita etkä tehdä heille/heidän kanssaan töitä.

Suuret hankkeet yleensä edellyttävät puolin ja toisin ulkoistamista / alihankintaa, olisi kyse sitten tilaajasta (joka maksaa lopulta kaiken) tai toimittajasta (jolla on toimituksen päävastuu, mutta voi silti käyttää alihankintaa itsekin). Laajennetaan tätä kilpailuttamisen, ulkona teettämisen haastavaa problematiikkaa ja siinä opittuja omia kokemuksia, omaan artikkeliinsa Mikrofilmidigitoinnin ulkoistaminen / Klaus A J Riederer (Osa III / Mikrofilmirullien massadigitointihanke KAR Oy:ssa / Klaus A J Riederer).

Kaunis kiitos kaikille niille, jotka ovat minua opettaneet, jotta minä voin opettaa muita. :)

Jatka kirjoituksen viimeiseen osaan Mikrofilmidigitoinnin ulkoistaminen / Klaus A J Riederer (Osa III / Mikrofilmirullien massadigitointihanke KAR Oy:ssa / Klaus A J Riederer).

Henkilökohtaiset työkalut