Ero sivun ”Kuvien digitointi” versioiden välillä

Digiwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun
p (Digitointisuunnitelma)
(Digitointisuunnitelma)
Rivi 72: Rivi 72:
  
 
----
 
----
{| class="wikitable" style="text-align:left; border:1px"
+
{| class="wikitable" style="text-align:left"
 
|-
 
|-
 
! Kokoelma nro  
 
! Kokoelma nro  

Versio 7. maaliskuuta 2009 kello 21.27

Digitoinnin suunnittelu ja valmistelu

Projekti vai prosessi?

Tässä artikkelissa kerrotaan digitoinnin työnkulusta museoissa. Museotyössä harkitsevaisuus ja varovaisuus ovat tärkeitä arvoja, koska museon työprosessit on suunniteltava niin, etteivät ne kuluta tai vahingoita museoaineistoa. Sen vuoksi museoissa on tapana laatia kirjallisia suunnitelmia, jotka punnitaan monesta ammatillisesta näkökulmasta. Kokoelmatietojen ja aineistojen digitointi vaatii niin suuret tiedolliset, taidolliset ja taloudelliset resurssit, että muidenkin kokoelmanmuodostajien kannattaa soveltaa museoiden oppia ja uhrata riittävästi aikaa suunnitteluun.

Museossa kuva-arkiston digitointi on prosessi, johon kuuluu sekä kokoelmia koskevan luettelotiedon että itse kuva-aiheiden tallentamista digitaalisessa muodossa ja valmistetun datan pitkäaikaissäilytystä. Museot ovat maksaneet oppirahansa. Moni projektiluonteinen digitointiponnistus hukkasi siihen sijoitetut resurssit, kun luetteloimattomia kuvia digitoitiin ja päädyttiin tuhansiin kuvatiedostoihin, jotka ovat vailla tiedollista yhteyttä alkuperäiseen kokoelmaan. Koska museoiden tehtävä on huolehtia kulttuuriaineistojen säilyttämisestä tuleville sukupolville, ovat digitoidun aineiston käytettävyyden varmistaminen ja datan pitkäaikaissäilytys museoiden digitointitöiden keskeisiä vaatimuksia.

Vaikka digitointi on ainakin suurissa museoissa nykyisin yksi arjen työprosesseista, artikkelissa on pyritty huomioimaan projektisuunnittelun tarpeita, jotta siitä olisi apua myös muille digitointiprojektia perustaville kokoelmanmuodostajille. Museossa projektiajattelua voi hyödyntää, kun suunnitellaan jonkun erityisen kokoelman digitointia. Projekteittain tapahtuvaa, lyhyentähtäimen suunnittelua pitää yllä myös digitoinnin rahoitus, joka on Suomessa edelleen projekti- ja hankeperusteista.

Toiminnan strategioista työnkulun kuvailuun

Museoiden omaa toimintaa koskevien, määräajaksi tehtävien ohjesääntöjen hierarkiassa pitäisi ylimmällä ja yleisimmällä strategioiden tasolla linjata digitointityön sijaa museon kokoelmatyön kokonaisuudessa ja digitoinnin tavoitteita ja arvoja. Esimerkiksi kirjapainojen laatuvaatimusten myötä kuvatiedostojen koot ovat jatkuvasti kasvaneet ja siten lisänneet paineita datan pitkäaikaissäilytyksen puolella. Strategioissa pitäisikin esitellä esimerkiksi museon suorittaman digitointityön aikaperspektiivi: pyritäänkö digitoimaan mahdollisimman pitkäaikaiseen käyttöön soveltuvia ja paljon muistikapasiteettia vaativia kuvatiedostoja vai pienempiä ja mahdollisesti lyhyemmän käyttöiän omaavia tiedostoja.

Strategioita toteutetaan museoissa erilaisten lyhytaikaisempien politiikkojen avulla. Kokoelmapolitiikka on kokoelman hoidon yleissuunnitelma, johon on kirjattu mm. museon arvoluokituksen periaatteet. Luvussa kaksi opastetaan sen kirjoittamisessa. Luvussa kolme suositellaan kirjoitettavaksi kokoelmapolitiikan rinnalle tai sen osaksi digitointipolitiikka-asiakirja, jossa esitetään digitointityön periaatteet, digitointijärjestyksen määräytymisperusteet, erilaisiin käyttötarkoituksiin sopivat kuvatekniset laatukriteerit ja formaatit, noudatetut standardit, datan pitkäaikaissäilytyksen periaatteet ja mihin suuntaan resursseja on kehitettävä. Tällaisia digitoinnin resursseja ovat myös oikeudet. Esimerkiksi, jos digitoitua aineistoa suunnitellaan julkaistavaksi julkisessa tietoverkossa, kannattaa jo politiikan tasolla kirjata, että tekijäoikeuksista sopimista aiotaan tehostaa. Digitointipolitiikkaan voidaan myös kirjata millä tavoin henkilöstön digitointia ja sen suunnittelua koskevaa tietotaitoa aiotaan ylläpitää ja kehittää.

Yksityiskohtaisimmassa ohjesäännössä, työprosessien kuvailussa määritellään mm. digitointityön kulku erilaisia originaalityyppejä varten, työnjako, mitä formaatteja käytetään, minkä kokoisia tiedostoja valmistetaan, mitä metatietoa kuvatiedostoihin kiinnitetään ym. Luvussa neljä esitelty digitointisuunnitelma on tietyksi ajanjaksoksi laadittu työsuunnitelma, jossa nimetään ja esitellään digitoitavaksi suunnitellut aineistot ja kokoelmat sekä mitä ja miksi niille pitäisi tehdä.

Parhaita käytäntöjä, suosituksia ja standardeja mm.

Parhailla käytännöillä (best practice) tarkoitetaan tekniikkaan, dokumentointiin, ja dataan liittyvien standardien yhdistelyä ja soveltamista niin, että tuloksena saavutettaisiin mahdollisimman käyttökelpoinen digitaalinen resurssi mahdollisimman vähin kustannuksin.

Kokoelmapolitiikan kirjoittaminen valokuvakokoelmaa varten

Kokoelmapolitiikka on asiakirja, johon on kuvailtu valokuvakokoelman historia, sen nykytilanne ja tavoitteet sen hallinasta, hoidosta ja käytöstä tulevaisuudessa. Politiikan tausta-aineistoksi kootaan yhteen kaikki kokoelmaa koskevat sopimukset, luettelot ja muut dokumentit. Asiakirjaa kannatta uusia ja täydentää määrävuosin.

Kokoelmapolitiikasta pitäisi käydä ilmi, mitkä ovat nykyisen kokoelman vahvuudet: mitä aineistoa pidetään tärkeänä ja miksi sekä mitkä kokoelman osat nähdään vähemmän keskeisinä ja mitkä mahdollisina siirtää johonkin muuhun kokoelmaan. Esimerkiksi, jos kokoelma on syntynyt kokoelmanmuodostajan päätoiminnan sivutuotteena, saatetaan tärkeimpänä aineistona pitää oman toiminnan historian kuvastoa ja toissijaisena yleiseen kulttuurihistoriaan kuuluvaa kuvastoa. Kokoelmatyötä helpottaa jos arvotuksista saadaan määriteltyä esimerkiksi 3-5 -portainen kirjallinen arvoluokitus.

Kun valokuvakokoelman hoidon vaatimista resursseista, digitoinnista ja kokoelman pitkäaikaissäilytyksestä päätetään, päätösten tulee pohjautua kokoelmapolitiikkaan. Politiikan perusteella voi laatia erilaisia kirjallisia kokoelman ylläpidon ja hallinnan edellyttämiä suunnitelmia, esimerkiksi kokoelman hoitosuunnitelma, luettelointisuunnitelma, hankintasuunnitelma ja digitointisuunnitelma ym., joissa kokoelmapolitiikan arvotukset on purettu nimettyjä kokoelman osia koskeviksi käytännön toimiksi.

Organisaation hallintomalliin perustuen kokoelmapolitiikan asiakirja hyväksytetään johtokunnalla, hallintoneuvostolla, hallituksella, toimitusjohtajalla tms. jotta johto saataisiin ajoissa sitoutumaan kulloinkin tarvittavien resurssien hankintaan.

Kokoelmapolitiikan pitäisi vastata kysymyksiin seuraavista osa-alueista:

  • Valokuvakokoelman muodostuminen ja sen historia
  • Valokuvakokoelman sisältö ja rakenne
  • Valokuvakokoelman säilytyshistoria
  • Valokuvakokoelman käyttö ja sen historia
  • Valokuvakokoelman kunto
  • Valokuvakokoelman erityiset arvot
  • Valokuvakokoelman yleinen arvo
  • Kokoelman valokuvahistoriallinen arvo
  • Valokuvakokoelman taloudellinen arvo
  • Valokuvakokoelman ylläpidon ja käytön edellyttämien resurssien punnitseminen

Katso tarkemmin kokoelmapolitiikan kirjoittamisohjeet ja kirjoittamista ohjaavat kysymykset: http://www.fmp.fi/fmp_fi/muvieras/arkisto/index.htm

Museossa digitointityötä ohjataan kokoelmapoliittisen kokonaissuunnitelman perusteella. Digitointi on vain yksi työvaihe hyvin monenlaisissa kokoelmanhallinnan ja ylläpidon, konservoinnin, tietopalvelun, tutkimuksen, pedagogiikan ja näyttelytoiminnan töissä. Digitoinnin kiireellisyysjärjestyksen pohja johdetaan arvoluokituksesta, jonka tunnus voidaan antaa kokoelmalle tai sen osalle. Periaatteessa kaikki kokoelman hoito- ja ylläpitotoimet kohdistetaan ensin tärkeimpinä pidettyihin luokkiin. Poikkeuksen tähän sääntöön voivat tehdä esimerkiksi tuhoutumassa olevat valokuva-aineistot, joiden kuva-aiheet halutaan digitoida ennen kuin ne häviävät.

Digitointipolitiikka

Kun digitointi on vakiinnuttanut paikkansa museon työprosessien joukossa, pitää myös sen suunnittelun olla systemaattista toimintaa. Saattaa olla järkevää kirjoittaa erillinen digitointipolitiikan asiakirja, johon on kirjataan sopimukset digitointityön käytännöistä, periaatteista ja kehittämistarpeista.

Digitointityön laadun varmistaminen on tehtävä, joka vaikuttaa digitointityön kaikkiin vaiheisiin. Laadun varmistaminen on enemmänkin koko digitointityötä koskeva suhtautumistapa kuin esimerkiksi ulkoinen testausjärjestelmä. Työprosessin laadunvarmistaminen alkaa digitaalisen resurssin käyttötarkoitukseen perustuvien yksityiskohtien määrittelystä ja digitoitavan aineiston valintaa ohjaavien laatuvaatimusten asettamisesta. Myös työnkulun ohjeistuksen on oltava riittävän yksityiskohtainen ja ohjeistettu työnkulku pitää testata etukäteen. Jollei työnkulkua testata, voi olla vaikeaa laatia luotettavaa aikataulua prosessille. On myös tärkeää, että työssä käytetyt asiasanastot ja terminologia ovat relevantteja ja tarkoitukseen sopivia. Testaamatta esimerkiksi aikataulun laatiminen on arpapeliä.

Laadun varmistuksen objektiivisuutta voidaan parantaa automatisoimalla tehtäviä ja laitteistoa kalibroimalla. Automatisoitu laadun varmistus soveltuu tiedostojen hallintaan: metadatan tarkkailuun, kopioiden valmistukseen ja tiedostojen muutoshistoriaa koskevaan raportointiin. Metadatan tuottamista kannattaa myös mahdollisuuksien mukaan automatisoida, koska siten voidaan välttää lyöntivirheitä.

Vaikka useimmat laatuongelmista johtuvat inhimillisestä virheestä, on viisasta suunnitella osaksi digitointiprosessia jonkinlainen ihmisen suorittama oikolukukierros. Usein oikolukija merkitsee tietueet hyväksytyiksi tietojärjestelmään työnsä lopuksi. Koska virheitä voi aina pujahtaa tarkastettuunkin työhön, kannattaa käyttäjää varten laatia kunnollinen virheidenraportointijärjestelmä.

Digitointipolitiikkaan kannattaa myös linjata digitoinnin etiikkaan liittyviä näkökohtia. Alkuperäinen aineisto voi olla kulunutta ja esimerkiksi lasinegatiiveissa saattaa olla säröjä. Kuinka paljon digitoitua käyttökuvaa voidaan korjailla? Minkälainen esittämisen politiikka digitoiduille kuville hyväksytään? Tekijänoikeuslaissa puhutaan moraalisista oikeuksista, joiden mukaan teosta ei saa muuttaa tai saattaa yleisön saataviin tekijän taiteellista arvoa tai ominaislaatua loukkaavalla tavalla. Kuvasto ry:n mukaan tällaista respektioikeutta loukkaavaa teoksen muuttamista on esimerkiksi teoksen värien muuttaminen tai teoksen leikkaaminen ja rajaaminen (http://www.kuvastory.fi) . Digitaalisesti painettuihin, värikylläisiin kuviin tottunut aikalaisemme esimerkiksi, voi hävittää näkyvistä vanhan autochromen herkän värimaailman lisäämällä tiedostoon liikaa värien intensiteettiä digitaalisesti. Toisaalta usein näkee pedantiksi vedostajaksi tunnetun valokuvaajan kuvia julkaistavan niin, että rikkoutuneiden lasilevyjen säröt on jätetty poistamatta kuvasta. Jotkut näyttelyntekijät puolestaan innostuvat paisuttamaan kuvakokoja suhteettomiksi: onko kysymyksessä enää alkuperäisen valokuvan esittäminen, jos alun perin pienestä negatiivista pitää saada valtava nykytaiteen kuvakokoihin vertautuva reproduktio? Esteettisillä kysymyksillä on myös eettisiä ulottuvuuksia.

Digitoinnin laadun varmistamisesta:

Digitointisuunnitelma

Digitointisuunnitelma tehdään yleensä tietyksi ajanjaksoksi kerrallaan. Luettelon seuraavan vuoden aikana digitoitavista kokoelmista voi myös liittää vuosittaiseen toimintasuunnitelmaan, mutta taustalla pitäisi olla pitkäjänteisempi suunnitelma, jossa on suurempia ja pienempiä töiden kokonaisuuksia useammaksi vuodeksi kerrallaan. Luettelosta voidaan sitten tilaisuuden tullen poimia sopivia aineistoja tilapäisiinkin hankkeisiin.

Mikäli museolla on erilliset kokoelmapolitiikan ja digitointipolitiikan asiakirjat, joihin on kirjattu työn periaatteet, digitointisuunnitelma voidaan laatia taulukon muodossa. Esimerkiksi Exel-talukossa siihen saa riittävästi leveyttä ja sarakkeita, joista voidaan tarvittaessa poimia tulostettavaksi halutut sarakkeet esimerkiksi hakemusten liitteiksi. Ohessa on taulukkopohja, jossa yksi aineisto muodostaa aina yhden rivin ja sarakkeet erilaisia näkökulmia aineistoon. Jos kokoelmapolitiikkaa ja digitointipolitiikkaa ei ole kirjoitettu, kannattaa laatia digitointisuunnitelmasta yksityiskohtainen.


Kokoelma nro Aineiston kuvailu Aineiston laajuus Tietojen/kuvien digitointi Työn tekijä Työn kesto Työn tavoite Tuleva käyttö Datan määrä
D1998:36 Muotokuvat, suomalaiset kirjailijat, 10x15 lasi-negatiivit 100 kpl luetteloitu, kuvat digitoitava valokuvaaja 1 vko käytettävyys, säilymisen turvaaminen painettu julkaisu 7000Mb

Digitointiprojektin hallinta

Projektinhallinnalla tarkoitetaan, että projektin voimavarojen esim. työvoiman, osaamisen, laitteiden, tilojen ja muiden resurssien käyttö järjestetään niin, että suunnitellut sisällölliset, laadulliset ja määrälliset tavoitteet saavutetaan aikataulun ja budjetin mukaisesti. Projektien hallinnan helpottamiseksi on nykyisin tarjolla projektinhallintaohjelmistoa, johon voi halutessaan tukeutua. Ne auttavat etenemään suunnittelu- ja ohjaustyön alusta tavoitteiden määrittelyyn ja tehtävän rajaamiseen ja laatukriteerien suhteuttamisessa käytössä oleviin resursseihin. Suunnittelusta edetään väliarviointien kautta projektin lopputulokseen ja sen arviointiin.

Projektin suunnittelu ja johtaminen edellyttää tietämystä digitoinnista ja kulttuuriperinnön kokoelmatyöstä vaikka toteutus tilattaisiin kokonaan tai osittain oman museon ulkopuolelta.

Digitointiprojektin hallinnasta:

Digitointisuunnitelmasta

Digitointityön ulkoistamisesta:

Kuvakokoelman digitoimisen hyötyjen punnitseminen

Digitointi on työvoimavaltaista ja edellyttää erikoistietoa

Digitointityötä käsittelevät esitykset on tapana aloittaa pahoittelemalla sitä, että kokoelmaluetteloiden ja kuvaston digitoiminen on kallista toimintaa. Jo 1980-luvun alussa oli selvää, että suomalaisten museoiden kuvakokoelmien kokoelmanhallinta oli ajautunut umpikujaan kokoelmien kasvun myötä. Niitä ei yksinkertaisesti kyetty hallitsemaan enää käsikortistojen avulla. Digitointi on viivästynyt parilla vuosikymmenellä, mutta jo osittaisen digitoinnin jälkeen on hlppo ymmärtää, että muistiorganisaatioiden kuvakokoelmia ylläpito julkisin varoin ei saa yleistä hyväksyntää, jos asiakkaita voidaan palvella vain kokoelman pienen osan käytön mahdollistavan käsikortiston hakujen perusteella eikä heille pystytä toimittamaan kuvatiedostoa painamista varten.

Kokoelman ylläpitäjä joutuu maksamaan laitteistosta ja ohjelmistosta osansa, tehtiin työ omin tai ulkopuolisin voimin. Vaikka digitoinnin suunnittelu ja toteuttaminen edellyttää tietoa tekniikasta, digitoinnin tuotantotapa on työvoimavaltainen ja edellyttää ymmärrystä valokuvan ja valokuvauksen historiasta. Näillä näkymin valokuvien digitoinnin automatisointi ei ole mahdollista, mutta konservaattorin erityistiedon avulla, esimerkiksi erilaisten digitointitapojen soveltumisesta erilaisille valokuva-aineistoille, prosessia voidaan järkiperäistää ja systematisoida. Tarvitaan myös omat kokoelmansa tuntevien luetteloijien tietoa kokoelman hallinnasta ja ylläpidosta ja niiden suunnittelusta. Vaikka kuvien digitointi teetettäisiin museon ulkopuolella, on vastuu kulttuuriperintöaineistosta ja sen käsittelystä museolla itsellään ja siksi sillä on oltava myös riittävät tiedolliset edellytykset työn suunnitteluun, tarkkailuun ja laadun valvontaan.

Kuvakokoelmiensa digitointia pohtivien pienten museoiden ja muiden kokoelmanmuodostajien kannattaa selvittää, voisivatko ne yhdistää ammattitaitonsa ja voimavaransa jonkun toisen yksikön kanssa ja päästä siten pitkäaikaisempaan ja laadukkaampaan ratkaisuun kuin yksin toimiessaan. Lupaavia esimerkkejä tällaisesta toiminnasta esimerkiksi alueellisin perustein on nähtävissä jo Suomessakin.

Alkuperäisen aineiston säilyttäminen ja käytettävyyden parantaminen

SEPIA II – loppuasiakirjan mukaan digitointi auttaa alkuperäisten valokuva-aineistojen säilyttämisessä ja lisää niiden käytettävyyttä, koska digitaalisessa muodossa valokuvakokoelmat voidaan saattaa suuren yleisön selailtavaksi. Koska tietyn tyyppiset valokuvat vaurioituvat hyvin nopeasti, on niiden digitointi tärkeää. Digitaalisten kopioiden käytöllä voidaan myös vähentää ainutlaatuisten tai hauraiden originaalien jatkuvaa käsittelyä ja siitä aiheutuvaa vaurioitumista. Esimerkiksi kun samaa negatiivia vedostetaan toistuvasti, se altistuu valolle ja kuluu. Toisaalta väärin toteutetussa digitoinnissa materiaaliin kohdistetun, lämmön, liian valon ja puristuksen vaikutukset voivat tuhota originaalin. Jos käytetyimmät kuva-aiheet digitoidaan hyvin suunnitellussa prosessissa kerralla riittävän suuriksi ja laadukkaiksi kuvatiedostoiksi, jää negatiiveihin sävyjä tulevienkin sukupolvien tutkittavaksi.

Useimpiin käyttötarkoituksiin, kuten selailuun, julkaisemiseen ja viestintään, riittää mainiosti kuvatiedosto. Tuhoutuvasta valokuva-aineistosta voidaan ehkä kuvatiedostoina pelastaa osa niiden alkuperäisistä arvoista. Kulttuuriperinnön näkökulmasta kuvatiedostot eivät voi korvata alkuperäistä valokuvaa, koska datan pitkäaikaissäilyttäminen on vielä kallista ja epävarmaa esimerkiksi kriisitilanteissa. Kuva-aiheen lisäksi valokuvalla on myös esineluonne: esimerkiksi eri aikoina paperien ja filmien laatu on vaihdellut ja vaikuttanut kuvalliseen ilmiasuun. Julkaisijoiden leimat, näyttelylipukkeet ja rajausmerkinnät kantavat tietoa tietyn valokuvaesineen provenienssista ja ovat osa sen merkitysten historiaa. Digitointiprojektin yhteydessä, kun kuvat on haettu säilytyksestä, kannattaakin parantaa alkuperäisen valokuvan suojausta ja pakkausta ja tehdä tarvittavat toimenpiteet sen säilymiseksi mahdollisimman pitkään. Joskus myös tutkija saattaa tarvita alkuperäisen valokuvaesineen nähdäkseen.

Kokoelmien saavutettavuuden paraneminen digitoinnin myötä, voi lisätä paineita myös alkuperäisen aineiston käytön suhteen. Viimeistään tässä vaiheessa on museon tehtävä ajanmukainen asiakaspalvelusuunnitelma kuvapalvelua varten. Se kirjoittamisen lähtökohtana on kuvapalvelun ja tutkijapalvelun käytäntöjen kriittinen tarkastelu ja aineiston turvaamisen parantaminen asiakaspalvelun työprosesseissa. Henkilökuntaa kouluttamalla varmistetaan, että uusitut ohjeet on omaksuttu ja niitä noudatetaan.

Kokoelmanhallinnan parantaminen

Museoiden valokuvakokoelmat alkavat olla niin suuria, että miltei kaikkia niitä hallitaan digitaalisesti. Kun valokuvakokoelmien ylläpito on pitkälti julkisen rahoituksen varassa, se edellyttää museoilta myös yleisölle suunnattuja kuva- ja tietopalveluja. Digitoimalla luettelotiedot ja riittävä määrä kuvastoa, helpotetaan kuva- ja tietopalvelua. Digitaaliset kokoelmaluettelot, joihin on yhdistetty katselukuva, parantavat kokoelmien saavutettavuutta ja helpottavat kokoelman hallintaa. Jos digitoitu kokoelmaluettelo tai osa siitä voidaan julkaista internetissä, tavoitetaan jo melkoinen osa suomalaisesta potentiaalisesta museoyleisöstä.

Digitointityön lyhyt- ja pitkäaikaiset kustannustekijät:

  • Valmistelujen vaatima aika
  • Tekijänoikeussopimusten laatiminen
  • Koulutus
  • Kokoelmatietojen digitointi ja sen edellyttämät osaajat, laitteet ja ohjelmistot
  • Kuvien digitoinnissa tarvittavat osaajat, laitteet, ohjelmistot
  • Metadatan lisääminen
  • Ulkoistamisen edellyttämät vakuutukset
  • Digitoitavan aineiston konservointi ja kuvaus
  • Filmien kehittäminen
  • Materiaalikulut esim. pakkaaminen
  • Kuvankäsittely: katselukuvat, käyttökuvat arkistokuvat
  • Kuvien kuljetukset
  • Tilat
  • Datan pitkäaikaissäilytyksen vaatimat osaajat, laitteet, ohjelmistot

Digitoinnin hyödyt jakaantuvat pitkälle aikavälille:

  • Kokoelmanhallinta paranee
  • Alkuperäisen aineiston suojelu
  • Käyttöoikeuksia on selvennetty ja parannettu
  • Kokoelmien käytettävyys on parantunut
  • Lisääntyneen käytön myötä kokoelmien näkyvyys on parempi
  • Sopimuksista riippuen mahdollisia kuvanmyyntituloja jne.

Valokuvakokoelmien digitoinnista ja etiikasta:

Tekijäoikeuksista sopiminen

Digitoinnin myötä kuvakokoelma voi tavoittaa uusia yleisöjä ja käyttäjiä, joten käyttöä säätelevät tekijänoikeudet on tunnettava hyvin.

Museoiden sopimuskulttuuri on vanhastaan ollut valitettavan kehittymätön. Laajojakin valokuvakokoelmia on otettu vastaan sopimatta käytöstä kirjallisesti. Riittävän laajojen käyttöoikeuksien hankkiminen digitoitavaan aineistoon pitää tehdä ennen kuin työhön ryhdytään.

Tekijäoikeuslaissa annetaan Valtioneuvoston asetuksella säädettäville arkistoille ja yleisölle avoimille kirjastoille tai museoille oikeus valmistaa kappaleita omissa kokoelmissaan olevasta teoksesta, jollei tarkoituksena ole välittömän tai välillisen taloudellisen edun tuottaminen. Tekijänoikeusasetuksessa määritellyt museot, arkistot ja kirjastot voivat valmistaa kappaleita eli kopiota kokoelmaan kuuluvista valokuvateoksista ja valokuvista

  • aineiston säilyttämistä ja sen säilyvyyden turvaamista varten,
  • aineiston teknistä entistämistä ja kunnostamista varten,
  • kokoelmien hallintaa, järjestämistä ja vastaavia kokoelman ylläpidon edellyttämiä sisäisiä käyttötarkoituksia varten,
  • vaillinaisen teoksen kappaleen tai useana osana julkaistun teoksen puuttuvan osan täydentämiseksi, jos teosta tai tarvittavaa täydennystä ei ole saatavissa kaupallisen levityksen tai välittämisen kautta.

Jos teos aiotaan julkaista tai näyttää julkisesti, täytyy oikeuksienomistajien kanssa sopia asiasta erikseen. Oikeuksienomistajat voivat myydä tai lahjoittaa käyttöoikeuksia tai halutessaan vaikka yksinoikeuden. Käyttöoikeudet kannattaa kirjata sopimukseen tarkasti ja mahdollisimman laajasti ja pitkäksi ajaksi, ettei samasta kokoelmasta jouduta tekemään kovin monia sopimuksia. Museon kokoelmapolitiikasta voidaan sopimuksiin kirjata museossa hyväksyttyjä periaatteita museoaineiston käytöstä esimerkiksi tutkimukseen, opetukseen, tiedotukseen, julkaisutoimintaan, audiovisuaaliseen tuotantoon ja mainontaan.

Melko hyvät toimintamahdollisuudet turvataan jos sovitaan että museo saa korvauksetta valmistaa kopioita kuvista ja käyttää niitä omassa toiminnassaan kokoelmanhoidon lisäksi tiedotuksessa, pedagogisessa toiminnassa, omissa tuotteissaan ja julkaisuissaan. Julkaisuilla tarkoitetaan julkaisemista näyttelyssä, painotuotteissa ja julkisessa tietoverkossa.

Myös museoiden kuvapalvelu eli kuvien myynti ulkopuolisille edellyttää sopimista tekijänoikeuksien omistajien kanssa, koska sen katsotaan voivan tuottaa taloudellista etua. Museo voi saada oikeuden lahjaksi, jolloin sopimukseen merkitään ”korvauksetta”. Toisaalta varsinkin elossa olevien ammattivalokuvaajien kanssa saatetaan sopia, että museo maksaa valokuvaajalle tietyn prosenttiosuuden korvauksesta myydessään aineiston julkaisuoikeuksia kolmannelle osapuolelle. Myynnistä sopiessa kannattaa muistaa, että museon tehtävä ei ole jatkaa lakkautettujen yhtiöiden liiketoimintaa vaan edistää osaltaan valokuvakulttuurin tutkimusta ja tarjota valokuvaan liittyviä kulttuuripalveluja. Museon kokoelmapolitiikassa pitäisi tätä asiaa käsitellä perusteellisesti. Museoiden kuvapalvelu on osa julkista palvelua, jota niiltä odotetaan, koska kokoelmien ylläpito rahoitetaan julkisista varoista. Valokuvaajan toiveena on, että hänen työnsä tunnetaan ja museot edistävät toiveen toteutumista tarjoamalla nähtäviksi monenlaisissa yhteyksissä ja mediassa.

Mikäli valokuvakokoelmissa on tekijänoikeuksien piirissä olevaa aineistoa eikä museolla ole erillistä sopimusta tekijäoikeuksienomistajan kanssa, kuvallista luetteloa voidaan tarkastella vain museon tiloissa. Esimerkiksi kokoelmaluettelon katselukuvat voidaan julkaista julkisessa tietoverkossa vain niiltä osin kun aineiston tekijänoikeudet ovat rauenneet (valokuvateos 70 vuotta tekijän kuolemasta ja valokuva 50 vuotta tekijän kuolemasta) tai museo on hankkinut niihin riittävät käyttöoikeudet ostamalla tai lahjoituksena.

Lue lisää tekijänoikeuksista:

  • Suomen Museoliitto
  • Kuvasto ry
  • Valokuvaajan uusi tekijänoikeusopas 2006. Toim. Kai Norberg, Tuomo-Juhani Vuorenmaa, Kustannusosakeyhtiö Musta taide. Finnfoton julkaisusarja 7.

Digitoitavan aineiston valinta

Luettelointi ja metadata

Deskriptiivinen metadata

Digitoitavan kuva-aineiston valmistelu

... tulee

Digitointi

Digitaalinen tallentaminen

Tiedostomuodot

Suositukset

Laadunvalvonta

Digitoinnin tekninen metadata

Laitosten kokemuksia