Mikrofilmidigitoinnin ulkoistaminen / Klaus A J Riederer

Digiwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Seuraavassa läpikäydään isoa julkisesti 7.6.2010 asti EU-kilpailutettua massadigitointihanketta, jonka pisteytyksen KAR Oy voitti, ja mikä ajallisesti ajoittui (touko)heinä-marras(maalis)kuulle 2010. Sen sijaan, että tämä teksti olisi pelkkä neutraalin suppea tapauskuvaus – case-esimerkki –, laajennan ajatuksiani pidemmälle, jotta mahdollisimman moni voisi hyötyä kokemuksistani ja oppimastani. Yritän tarkastella asiaa laajemmin ja soveltuvin osin niin toimittajan kuin tilaajankin kannalta, vaikka itse pääosin edustan ensinmainittua.

Tavaraa tuli lopulta niin paljon, että tämän juttu on jaettu erillisiin artikkeleihin.

Mitä tulisi tehdä ja mitä ei saisi tehdä, kun ulkoistetaan työtä / palveluja?

Yritän tarkastella asiaa soveltuvin osin toimittajan kuin tilaajankin kannalta, vaikka toki pääosin edustan ensinmainittua. Alla mainittu on kantapään kautta opittua, hyvin kalliilla rahalla, niin sanoakseni (jos hommat olisivat menneet kaikki aivan parhain päin, se olisi ollut yksi ainoa iso keikka, ja sitten eläkkeelle.. -hei, tuota ei nyt usko kukaan, joka minut tuntee..). Mutta yhtäkaikki, jos joku voi tästä kirjoituksestani jotain oppia, olisi se hienoa, vaikka eikös se ole niin, että vain oman kantapään kautta asiat oppii, jos silloinkaan? ,)

Tilaajan reunaehdot

Jos digitoitavia otoksia (kuvia) on miljoonia, niin eikös tämä massadigitointihanke pidäkin kilpailuttaa? Vai kannattaako sitä sitten kuitenkaan tehdä "ulkona"?

Yleensä elämä ja kaikki siinä on draamaa, suorastaan tasapainoilua, seuraavasta kolmiodraamasta:

  • hinta
  • aika
  • laatu

Kuitenkin, nykyaikana olisi parempi puhua: riittävä laatu, mahdollisimman nopeasti (miksi meillä kaikilla on aina kauhea kiire?) ja mahdollisimman halvalla (Kiina-ilmiö rules?). Riittävää laatua voi perustella tekijän aikaisemmilla referensseillä, aikavaateen yleensä määrää se, joka (lopulta) maksaa viulut, ja hinnan saa tingittyä julkisella kilpailutuksella. Eikö niin?

Miten tingitään? Vaikka näin, tai sitten esimerkiksi tekemällä paljon enemmän itse.

Siis mitä nyt sitten oikeastaan halutaan, tai siis, mistä halutaan maksaa? Voidaanko ajatella, että ulkoistetaan kaikki, mitä ei itse

  • osata (ei ehditä/kannata opetella)
  • ehditä tehdä (määräajassa)
  • haluta tehdä, on liian työlästä (määräajassa)
  • kannata tehdä (tulee liian kalliiksi, esim. laiteinvestointien vuoksi; mihin saadaan rahat muualta)
  • ?

Kaikki muut (= negaatio yllä olevasta) kannattaa itse tehdä, eikö vain? Mikä kannattaa tehdä itse, tai jopa on pakko tehdä itse:

  • kilpailutus
  • laadun valvonta
  • projektin johto

Tai noh, korjataan tämä viimeinen. Kaikki voidaan ulkoistaa, mutta kaikkea ei voi tehdä sama toimittaja – muuten voi syntyä eturistiriitoja.

Tilaajan sudenkuopat

Mikä on lopulta tilaajan kannalta kaikkein haastavinta?

  • kilpailutus, varsinkin jos on tehtävä noudattaen Hankintalakia, Virkamieslakia jne. (valtion laitokset, kunnat tms.) - tämä vie aikaa ja vaatii taitoa & huolellisuutta: pacta sunt servanda - sopimukset on pidettävä
  • laadun valvonta, kun palvelun tuloksia tulee paljon kerralla ja nopeaan tahtiin: riittääkö tilaajan ymmärrys ja resurssit tähän kaikkeen
  • projektin johto: riittääkö tilaajan ymmärrys ja resurssit tähän kaikkeen
  • miten varaudutaan pahoihin vastoinkäymisiin?

Ulkoistamisesta on internetissä paljonkin tekstiä. Näilläkin Digiwiki-sivuilla on linkkejä muualle, joita kannattanee katsoa:

Toki jokainen hanke on omanlaisensa, ja ylläolevat vinkit osoittavat yleisiä suuntaviivoja. Lopulta jokaisen pitää itse miettiä, mitkä ovat ne keskeiset alueet, joka painavat eniten, ja mitkä taasen painavat vähiten, ja näiden yhteisvaikutus sitten määrittelee, missä ja millä mennään.

Toimittajan haasteet

Kaikkein tärkeintä olisi saada selville mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mitä tilaaja todellisuudessa haluaa; tai on jättänyt kertomatta. Vai voisiko olla niin, että tarjouspyynnössä on kerrottu kaikki mahdollinen todenmukaisesti, ja mitään muuta ei tarvitsekaan tietää?

Mitä jos yhteistyössä olisikin sellainen meininki, että kaikki asiat kerrottaisiin puolin ja toisin? Tai sitten se joka kertoo, ei häntä kuitenkaan kuunnella - kiire on kaikilla ja sitoutuminen puuttuu. Niinpä, suoraselkäiselle rehellisyydelle ei taida olla nyky-yhteiskunnassa sijaa, saati sitten (ääri-)idealistille, joka näkee asiat kovin vähin sävyin.

Mitä toimittajan sitten kannattaisi ulkoistaa? Ulkoistetaan (eli alihankintaan) kaikki, mitä ei itse

  • kannata opetella (uniikki keikka)
  • ehditä tehdä (määräajassa)
  • haluta tehdä, on liian hankalaa / työlästä (määräajassa)
  • kannata tehdä (tulee liian kalliiksi, esim. laiteinvestointien vuoksi; mihin saadaan rahat muualta)

Noh, tämähän näyttää kovin tutulta. Mitä toimittajan sitten kannattaisi itse tehdä, tai olisi suorastaan pakko tehdä itse? Alihankkijoiden

  • kilpailutus
  • laadun valvonta
  • pääprojektin johto

Tämäkin näyttää tutulta. Voisiko olla, että nämä edellämainitut tekijät ovat kutakuinkin universaaleja tai ainakin perimmäisiä kysymyksiä?

Minun etuni on sinun etusi, vai etuni on sinun haittasi?

Jos sekä tilaajan että toimittajat reunaehdot ovat samojen lainalaisuuksien määräämät, voisiko olla niin, että toisen etu on toisenkin etu, ja että toisen haitta on toisenkin haitta? Että ihan aikuisten oikeasti kannattaisi tehdä asioita yhteystyössä, yhdessä miettien, miten KOKO HANKE kannattaisi tehdä, sen sijaan, että toinen määrää ja toinen tekee, ja sitten tulee mitä tulee? Jos ajateltaisiinkin niin, mikä olisi projektin kannalta tehokkainta, nopeinta, laadukkainta, kalleinta, halvinta jne. – sen sijaan, että katsottaisiin vain omaa napaa? Siis jos jompi kumpi – tilaaja tai toimittaja – kärsii jostakin, maksaa jostakin "liikaa", saa jotakin tehokkaasti, silloin itse projekti kärsii, maksaa, saa.. Eihän tämä ole niin vaikeaa, eihän?

Mitä sitten, jos sopijaosapuolet

  • eivät ole samalla teknisellä tasolla (ymmärrä vaikeita tietoteknisiä tms. asioita yhtä hyvin)
  • eivät puhu samaa kieltä (vrt. edellä, ei tarvitse olla suomen, ruotsin, englannin.. kieliongelma)
  • peittävät asioita, jättävät kertomatta asioita, eivät puhu totta
  • ajavat omaa agendaansa talonsa sisällä
  • ajavat vain oman talonsa etua koko hankkeen kustannuksella, vedettävät toista sopijaosapuolta

Eli lopulta, kuinka moni toimittaja uskaltaa palvella asiakkaitaan seuraavasti:

  • Ollaan rehellisiä ja tehdään homma hyvin. Tyytyväinen asiakas tulee takaisin; tyytymätön voi ruveta ilkeäksi ja haukkua vielä muillekin.
  • Kerrotaan asiat niinkuin ne ovat. Jos homma ei tule toimimaan, kerrotaan se heti.
  • Ei peitellä omia virheitä. Niistä jäädään kiinni kuitenkin ennemmin tai myöhemmin.
  • Keskitytään olennaiseen asiakkaan kannalta, mikä ei olekaan aina kovin helppoa.
  • Tehdään selväksi, että haetaan mutkikkaissakin ratkaisuissa asiakkaan etua.
  • Palvellaan kokonaisvaltaisesti, avaimet käteen periaatteella.

Are you teachable? / Saako sinua opettaa?

Miksi on niin, että jos toista (aikuista ihmistä) yrittää opettaa, tai edes neuvoa, sitä leimaudutaan heti kaikkitietäväksi besserwisseriksi, ja siinä sitä ollaan? Miksi käymme kuitenkin kouluja? Siis pentuja opetetaan, koska vanha koira ei opi – ei halua oppia – uusia temppuja?

Toisaalta, kuinka moni meistä (ihmisistä)

  • uskoo viisaampaansa, jopa vastapuolen pöytää istuvaa (jos hänellä on riittäävä kokemusta/osaamista)
  • pystyy myöntämään omat virheensä ja korjamaan ne
  • on valmis hakemaan sopua riidan koittaessa, vaikka olisi toinenkin (mahdollisesti ei niin hyvä) ratkaisuntarjoaja
  • jaksaa nähdä vaivaa hankkeessa, vaikka onkin sen ulkoistanut odottaen saavansa kaiken tekemättä mitään (muuta kuin laskut maksamalla)

Ylitsepääsemättömät esteet

Mitä sitten kun edellä mainitut asiat ovat kertakaikkiaan ylipääsemättömiä. Jos käykin niin, että:

  • laitteet eivät toimikaan kuten pitäisi - systemaattinen virhe
  • aikataulut, mitkä hyvänsä, eivät päde - hankkeen toteutusaikataulu on yltiöoptimistinen
  • hankkeen suunnittelu on tehty puutteellisesti - kirjalliset määritelmät ovat puutteelliset
  • informaatio ei kulje - talon sisällä tai ulkona: tilaajan ja toimittajan välillä
  • kun ihmiset eivät enää jaksa..

Kaikki asiat voi ja pitääkin sopia kirjallisesti ennakkoon. Ongelma on vain se, että lopulta kun ollaan pahassa jamassa, sopimuspaperilla ei ole toilettipaperin virkaakaan (se on aika kovaa takamukselle) eikä sitä voi käyttää uudestaan (kun se on täynnä tekstiä), se on siis jätettä, sillä sopimuksenhan voi aina rikkoa. Jos sopimuksen rikkoo, siitä voi joutua edesvastuuseen, mutta se vie hanketta yhtään lähemmäksi haluttua lopputulosta. Tosiasiahan on niin, että jos tilaaja rikkoo sopimusta, toimittajan ainoa tapa hakea korvauksia on tuomioistuimesta, jossa ei ole voittajia, ja jos toimittaja rikkoo sopimuksia, tilaaja ei maksa laskujaan ja/tai tee lisätilauksia. Loppupeleissä toimittaja kärsii aina taloudellisesti ja tilaaja taas kärsii siitä, että se ei saanutkaan sitä mitä oli alunperin halunnut.

Mikä on kaikkein tärkeintä?

Kaikkein tärkeintä hankkeissa on luottamus tilaajan ja toimittajan välillä.

Jos luottamusta ei synny tai se jossain vaiheessa suorastaan katoaa tilaajan ja toimittajan välillä, niin sitten alkavat todeliset vaikeudet. Kun asiat lakkaavat riitelemästä, ihmiset alkavat riitelemään, ja silloin se on henkilökohtaista. Enää ei ole kysy mikä on hankkeen kannalta järkevää ja olennaista, vaan se, että itse pääsee olemaan oikeassa, ja näpäyttämään toista. Tämä ei johda hankkeen kannalta parhaaseen lopputulokseen.

Niin, mitenkäs joka sopimuksen lopussa lukee: riita-asiat selvitellään tuomioistuimessa. Joka on oikeudessa istunut, tietää, että siellä ei jaeta oikeutta eikä oikeudenmukaisuutta, ja kaikkein vähiten siellä hankkeen tavoitteet tulevat täytetyiksi. Vanha viisaus sanoo, että laiha sopu on parempi kuin lihava riita.