Museoesineiden digitointiprojekti

Digiwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Museoesineiden digitointiprojekti

Teksti pohjautuu Museoliiton museoesineiden digitointikoulutuksen esitelmään, joka on pidetty vuonna 2010 ja on suunnattu uutta projektia aloitteleville. Tekstiin liittyy myös esinekuvien digitointia käsittelevä osuus.


Museoesineiden digitointia suunniteltaessa on ensisijaisen tärkeää muistaa, että sekä esinetiedot että esinekuvat ovat julkista tietoa. Niihin tulee suhtautua yhtä huolellisesti kuin muihinkin museon julkaisuihin. Siksi sekä esinetietojen riittävään määrään, oikeellisuuteen että esinevalokuvien laatuun kannattaa kiinnittää huomiota.

Projektin suunnittelu

Kun museoesineiden digitointia lähdetään suunnittelemaan, valitaan aluksi digitoitava kokoelma. Kokoelmaa valittaessa on selvitettävä kokoelman kunto, luettelointitilanne ja kokoelmatietojen soveltuvuus julkaistavaksi. Jos kokoelman luettelointi ja esinetutkimus on vielä kesken, on kokoelma todennäköisesti liian vaativa urakka digitoitavaksi. Helpointa on digitoida selkeä esinekokonaisuus, josta esineet on tutkittu, eikä esinetietoja enää tässä vaiheessa tarvitse alkaa täydentämään. Tämä olisi sekä digitoijan että museon henkilökunnan kannalta ideaalitilanne.

Museoesineitä päädytään kuitenkin digitoimaan monista eri syistä. Esinekokoelmia on digitoitu esimerkiksi siksi, että kokoelma on vaarassa tuhoutua. Tällainen tuhoutuva kokoelma on esinekokoelma, jonka kunto huononee nopeasti tai kokoelma, jonka esinetietojen haettavuus manuaalikortistosta on vaikeaa. Huonosti haettavissa olevan kokoelman digitointi helpottaa ensisijaisesti museon henkilökuntaa ja nopeuttaa tietopalvelutoimintaa. Myös paljon kysyttyä esineistöä digitoidaan. Tämä helpottaa museohenkilökunnan työtä ja nopeuttaa asiakaspalvelua sekä säästää esineistöä kulumiselta. Digitoitavan esineistön valintaan vaikuttaa myös käytettävissä oleva rahamäärä ja aika. Esinedigitoinnin vauhti voi olla hidasta ja kun työhön menevää aikaa arvioi, kannattaa olla realistinen. Kun museoesineitä digitoidaan perusteellisesti, esinetietoja täydentäen ja kun valokuvaaja ottaa esineestä laadukkaan valokuvan, saattaa yhden esineen digitointiin kulua jopa useampi tunti. Päivässä ehtii digitoimaan tällöin vain noin 5-7 esinettä. Digitointivauhti riippuu myös kokoelmien luonteesta.


Projektin työntekijät

Kun digitoidaan museon esinekokoelmia, työhön tulisi valita museoalan koulutuksen saanut henkilö, jolla on jo hiukan kokemusta kokoelmatyöstä. Esinetutkimus- ja digitointi vaatii tarkkuutta ja asiaan perehtymistä sekä asiantuntijuutta. Esinekuvia otettaessa tai skannatessa on parasta palkata valokuvaaja, medianomi, kuvankäsittelijä tai muun vastaavan koulutuksen saanut henkilö. Ammattilaisella on taitoa skannata kuvat oikein sekä ottaa laadukkaita esinekuvia. Digitoinnissa esinekuva on tärkeässä osassa. Kuvasta tulisi näkyä selkeästi esineen rakenne ja yksityiskohdat, ilman häiritseviä varjoja tai värimuunnoksia.

Digitoijalla on oltava työnohjaaja, joka huolehtii työntekijän perehdyttämisestä, projektin hallinnoinnista ja organisoinnista.


Ennen kuin digitointityö alkaa

Projektin työnohjaajaksi valitun henkilön kannattaa tarkistaa vielä kokoelman esineet. Usein digitoinnin edetessä törmätään siihen että kaikki kokoelman esineet eivät löydy tai niissä on numero epäselvyyksiä. Luetteloteksti voi olla puutteellinen. Luettelotekstiä kannattaa täydentää ennen digitointiprojektin alkua, jos mahdollista. Etukäteen kannattaa myös miettiä, ovatko esineet nähtävissä, jos niitä tarvitsee mitata tai valokuvata. Digitointia nopeuttaa huomattavasti myös se, jos esineisiin liittyvää lähdekirjallisuutta on etsitty jo ennen digitoinnin alkua. Tällöin esinetietojen tarkistus nopeutuu. Lähdekirjallisuus on myös hyvä merkitä digitoivan esineen tietoihin. Kun esinetiedot julkaistaan internetissä, pääsee esineestä kiinnostunut asiakas lähdekirjojen avulla helposti tiedon etsimisessään eteenpäin.

Digitointityö on urakka. Digitoijan on tehtävä tietty esinemäärä tietyssä ajassa, koska määrärahat on haettu ja saatu tiettyä esinemäärää varten. Koska digitoijan on pysyttävä työtahdissa, hän ehtii hakemaan vain niitä esinetietoja, jotka löytyvät helposti. Laajempaa esinetutkimusta ei ole ajan- ja rahan puutteen vuoksi enää tässä vaiheessa mahdollista tehdä. Siksi projektin ennakkosuunnittelu ja –valmistelu on tärkeää.

Ennen digitoinnin aloittamista mietitään mitä tietoja esineestä digitoidaan. Tavoitteena on julkaista mahdollisimman täydellisillä esinetiedoilla varustettuja esineitä. Minimitiedoilla internetiin luetteloidut esineet eivät ole suurelle yleisölle kovinkaan kiinnostavia ja niiden haettavuus on huono. Siksi tällaisten esineiden digitoimista pitäisikin välttää.

Ennen digitointiprojektin alkamista selvitetään mitkä oman kokoelmanhallintaohjelman kentistä siirtyvät KDK:n hakuportaalin kentiin eli mitkä tiedot tulevat internet sivustolla yleisön nähtäväksi. Esim. Suomen Museot Online -sivuston kautta voi tällä hetkellä testata, julkaisemalla siellä esineitä koe-erän verran, miltä oman kokoelmanhallintaohjelman esinekortti näyttää ja onko oleellisia kenttiä täytetty. Tavoitteena on että jo ennen julkaisutilannetta huomataan mikäli jokin oleellinen tieto esineestä ei näy tai jos väärät tiedot, kuten henkilötiedot, tulevat vahingossa esille.


Digitoinnin toteutus

Työnohjaus on projektin yksi tärkeimmistä vaiheesta. Siihen kannattaa uhrata aikaa. Heti projektin alussa kannattaa käydä kokoelmanhallintaohjelma huolellisesti läpi yhdessä digitoijan kanssa. Tämän jälkeen digitoija tekee muutaman koe-esinekortin. Kannattaa ottaa esine, jossa on mahdollisimman monta hankalaa kohtaa. Sitten esinekortit käydään rauhassa yhdessä kohta kohdalta läpi ja perustellaan miksi mitäkin kirjoitetaan ja korjataan virheet yhdessä. Perustelut ovat tärkeitä siksi että digitoija hahmottaa ohjelman ja juuri kyseisen kokoelman esineiden tallennuksen periaatteet – nämä vaihtelevat kokoelmittain. Tehdyt virheet korjataan ja rohkaistaan digitoijaa työn edetessä kysymään heti kun epäselviä kohtia tulee, sillä vain niin voi varmistua että täyttää esinekorttia oikein. Monet esineluetteloinnin yksityiskohdat ovat eri tavalla tulkittavissa, eivätkä ole aina niin itsestään selviä.

Korttien huolellinen läpikäynti ja korjaus on tärkeää heti alussa, että joku tietty virhe ei toistu satoja kertoja. Korttien korjaaminen on aina työlästä jälkikäteen. Jos ohjelma ei itsessään korjaa oikeinkirjoitusta, voi tekstejä esimerkiksi kirjoittaa tekstinkäsittelyohjelmaan ja kopioida ne sieltä oikeille kohdille kokoelmanhallintaohjelmaan.

Useimmiten museoilla on olemassa kirjallinen ohjeistus kokoelmanhallintaohjelman käyttöä varten. Kuitenkaan pelkkä ohjeen lukeminen ei riitä luetteloinnin oppimiseen. Esinetietojen julkaiseminen internetissä aiheuttaa monta kertaa muutoksia luettelointikäytäntöihin. Esimerkiksi esineen nimen merkitys korostuu internetissä esineiden haku –toiminnon takia.

Kaikki kokoelmanhallintaohjelman kentät tulee täyttää huolellisesti. Seuraavassa on muutamia poimintoja kokoelmanhallintaohjelman kentistä, joihin kannattaa digitointiprojektissa kiinnittää erityistä huomiota:

Esineen nimi: Esineelle annetaan aina yleisnimi ja ainakin pari variaatiota siitä, esim. erityisnimi, paikallinen nimi tai murrenimi. (Lähteenä: Vuorelan sanakirja, tuotekatalogit, työkaluluettelot, vanhat sanakirjat...) Esinettä haetaan sähköisesti useimmiten nimellä. Kun on monta nimivariaatiota, esine löytyy helpommin. Ajoitus: Jos ei ole tarkkaa vuosilukua tiedossa, voi käyttää tyyliä ”ennen vuotta 1890” tai ”1940-luvun jälkeen”. Mitat: Tarkoituksena on hahmottaa esineen suuruusluokka. Tämä ei välttämättä tule esille esinekuvasta. Materiaali: Materiaali ei välttämättä erotu esineen esinekuvasta, joten myös sanallista kuvailua tarvitaan. Valmistustapa / valmistaja: Molemmat esineen perustietoja, joita ei digitoidessakaan kannata unohtaa. Asiasanat: Ei riitä että asiasanoja on yksi. Myös asiasanoilla haetaan esineitä ja riittävän suuri määrä takaa esineen löytymisen. Toivotaan että jokainen esine saa vähintään kolme asiasanaa. (Lähteenä: museoalan asiasanat, kulttuuriluokitus, YSA). Asiasanoja mietittäessä, esinettä lähestytään eri näkökulmista, kuten käyttötapa tai materiaali. Kun digitoinnista tulee rutiini, asiasanoja saadaan esinetietoihin helposti 2-3 kappaletta, eikä tämä vie suhteettomasti aikaa. Lähteet: Kirjat sekä arkistolähteet näkyvät esinetiedoissa esimerkiksi Suomen Museo Online -sivustolla hyvin. Siksi suosittelemme että lähdekirjallisuus merkitään kokoelmanhallintaohjelmaan jokaisen esineen kohdalle erikseen. Tämä antaa hakuportaalin käyttäjälle paljon lisätietoa esineestä ja ohjaa tiedon haussa eteenpäin. Kontekstitiedot, joita ovat esimerkiksi: - kokoelma / esineen historia -tiedot - paikkatiedot (käyttöpaikka, valmistuspaikka) - esineen käyttötapa. Esineen käyttötapa sarake jää liian usein täyttämättä, koska ajatellaan käyttötavan olevan itsestäänselvyys. Käyttötapa on kuitenkin yksi esineen tärkeimpiä tietoja – sitä ei saa jättää tyhjäksi! On ajateltava tiedon tärkeyttä vaikkapa 50 vuoden päästä. Esinekuva: Hyvä kuva esineestä on oleellinen. Ilman sitä digitoitu esine jää vaillinaiseksi. Paraskaan esineen kuvailuteksti ei kokonaan korvaa esinekuvaa. Esinekuvassa esineen muoto, koko, materiaali ja väri tulee näkyä selvästi.

Projektin lopuksi

Projektin lopuksi on kaikki esinetiedot oikoluettava. Projektin loppuajankohta on tiedossa joten tähän voi varata aikaa kalenterista jo etukäteen. Oikoluku vie aikaa useita viikkoja muiden töiden ohessa, mutta se kuuluu osana tähän työhön. Ilman oikolukua ei saada esitettyä hyviä lopputuloksia. Projektin lopuksi on mielenkiintoista myös koota projektin kokemuksia ja tuloksia yhteen. Saatiinko tavoitteena ollut esinemäärä digitoitua ? Saiko digitoija tarpeeksi ohjeistusta ? Oliko työtahti liian suuri ? Saatiinko esineistä koottua tarpeeksi tietoa ?

Yhteenvetona: Esineet digitoidaan sen tiedon varassa, mitä nyt on saatavilla. Jos julkaisun jälkeen huomataan esinetiedoissa virheitä, voidaan niitä korjata. Sen sijaan jos esinekuvia digitoidaan suuri määrä huonolaatuisiksi, on sen korjaaminen paljon enemmän aikaa ja rahaa vievä asia.


Tekstin kokosivat: FM Nina Repo, Museodesign ja FM Leena Furu. Leena Furu ja Nina Repo ovat työskennelleet Museoviraston digitointiprojekteissa.