Projektin hallinta

Digiwiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Tämä artikkeli on yhteinen kaikille digitointiin liittyville osa-alueille.
Tekniikkaan ja vain yhteen osa-alueeseen liittyvät asiat ovat omien osioidensa teksteissä.
EsineKuvaLiikkuva kuvaTekstiÄäni

Kaikki Digitointi-intro-tekstit:

Digitointiprojektin hallinta

Projektinhallinnalla tarkoitetaan, että projektin voimavarojen esim. työvoiman, osaamisen, laitteiden, tilojen ja muiden resurssien käyttö järjestetään niin, että suunnitellut sisällölliset, laadulliset ja määrälliset tavoitteet saavutetaan aikataulun ja budjetin mukaisesti. Projektien hallinnan helpottamiseksi on nykyisin tarjolla projektinhallintaohjelmistoa, johon voi halutessaan tukeutua. Ne auttavat etenemään suunnittelu- ja ohjaustyön alusta tavoitteiden määrittelyyn ja tehtävän rajaamiseen ja laatukriteerien suhteuttamisessa käytössä oleviin resursseihin. Suunnittelusta edetään väliarviointien kautta projektin lopputulokseen ja sen arviointiin.

Projektin suunnittelu ja johtaminen edellyttää tietämystä digitoinnista ja kulttuuriperinnön kokoelmatyöstä vaikka toteutus tilattaisiin kokonaan tai osittain oman museon ulkopuolelta.

Digitointiprojektin hallinnasta:

Digitointisuunnitelmasta

Digitointityön ulkoistamisesta:

Digitointiprojektin hallinta

Digitointiprojekti on paljon muutakin kuin pelkkää digitointia. Usein kyse ei ole projektista, vaan jatkuvasta toiminnasta. Digitointi on suunniteltava huolellisesti, muuten laatu on heikkoa ja lopulliset kustannukset karkaavat käsistä. Hyvin yleinen virhe on se, että ostetaan laitteistot ja ohjelmisto ja aletaan digitoida miettimättä kaikkia digitoinnin osa-alueita.

Digitointi muodostuu useista osa-alueista, jotka voidaan tehdä itse tai ulkoistaa:

  • budjetointi ja projektin hallinta
  • riittävän tietotaidon hankkiminen
  • laitteisto- ja ohjelmistoinvestoinnit
  • digitoitavan aineiston ja digitointijärjestyksen valinta
  • analogisen aineiston optimaalinen toistaminen
  • digitaalinen tallentaminen
  • luettelointi ja metadata
  • digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilytys
  • aineiston käyttö: käyttökopiot, sisäinen tai ulkoinen verkko
  • tekijänoikeuksien hallinta
  • migraation hallinta

Digitoinnin ulkoistaminen

Digitointiprojekti muodostuu useista osa-alueista, jotka voidaan tehdä itse tai ulkoistaa. Hintavertailu oman ja ulkoistetun työn välillä on usein vaikeaa, sillä kaikkia omia kustannuksia on hankala selvittää. Laskettaessa omana työnä tehtävän digitoinnin hintaa tulisikin pelkkien työkustannusten lisäksi laskea mukaan esimerkiksi tarvittavat investoinnit laitteistoon, ohjelmistoihin ja koulutukseen.

Ulkoistamista harkittaessa asiaan vaikuttaa monia eri tekijöitä:

  • Onko digitoinnissa kyse kertaluonteisesta vai jatkuvasta toiminnasta? Mikäli kyseessä on lyhyt, kertaluonteinen projekti, ei välttämättä ole järkevää hankkia itse kaikkea tarvittavaa laitteistoa ja tietotaitoa.
  • Kertyykö laitokseen uutta analogisessa muodossa olevaa aineistoa? Ulkoistaminen on usein järkevintä silloin, kun digitoitavat erät ovat suuria. Mikäli laitokseen saapuu jatkuvasti pieniä eriä uutta analogista aineistoa, sen digitoiminen itse saattaa olla järkevää.
  • Halutaanko säilyttää riittävä tietotaito omassa talossa?

Ulkoistetun digitointityön laadunvarmistus on erittäin hankalaa, jos laitoksessa ei ole tarvittavaa tietotaitoa. Useimmiten ei ole syytä valita halvinta tarjousta, vaan luotettava, asiantunteva toimija, jolla on hyvät näytöt muista alan projekteista.

Mikäli digitoitua aineistoa ei ole aikaisemmin luetteloitu kunnolla, ulkoistettuna palveluna digitoitujen äänitteiden laadunvarmistusta voidaan tehdä luetteloinnin yhteydessä, jolloin äänitteet joudutaan muutenkin kuuntelemaan.